Размер шрифта: A A A
Цвет сайта: A A A A
Вернуться к обычному виду
Администрация города Элисты
Официальный сайт

Об утверждении административного регламента исполнения муниципальной функции «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов» и признании утратившими силу некоторых постановлений Администрации города Эл

  • 14 августа 2017

    АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЭЛИСТЫ РЕСПУБЛИКИ КАЛМЫКИЯ

    ПОСТАНОВЛЕНИЕ

     

    от  «___»_______2017 г.                   №  ____                                               г.Элиста

     

    Об утверждении административного регламента исполнения муниципальной функции «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов» и признании утратившими силу некоторых постановлений Администрации города Элисты»

      

    В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года              № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», Законом Республики Калмыкия от 20 декабря 2005 года № 247-III-З «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Республики Калмыкия в области архивного дела», Порядком разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг, утвержденным постановлением Мэрии города Элисты от 12 октября 2011 года № 2368, руководствуясь статьями 35,44 Устава города Элисты,

     

    Администрация города Элисты постановляет:

     

    1. Утвердить административный регламент исполнения муниципальной функции «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов» (приложение).

    2. Признать утратившими силу:

    1) постановление Мэрии города Элисты от 22 июня 2012 года № 1218 «Об утверждении Административного регламента исполнения муниципальной функции «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов»;

    2) постановление Администрации города Элисты от 11 марта 2013 года № 524 «О внесении изменений в постановление Мэрии города Элисты от 22 июня 2012 года № 1218 «Об утверждении Административного регламента исполнения муниципальной функции «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов».

    3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования в газете «Элистинская панорама» и подлежит размещению на официальном сайте Администрации города Элисты  (www.gorod-elista.ru).

     

     

     

    Глава Администрации города Элисты                                           О.Нохашкиев


    Приложение

    к постановлению

    Администрации города

    Элисты

    от «____»____________ г.

    № ______

     

     

    Административный регламент

    исполнения муниципальной функции

    «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование

    архивных документов и архивных фондов»

     

    1. Общие положения

     

    1.1. Предмет регулирования административного регламента

    Настоящий административный регламент исполнения муниципальной функции «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов» (далее – административный регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур), разработан в целях повышения качества исполнения муниципальной функции, определяет стандарт исполнения муниципальной функции, состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме.

    1.2. Круг заявителей

    Получатели муниципальной функции (далее заявители)

    - юридические и физические лица, являющиеся источниками комплектования Архивного сектора Администрации города Элисты (далее – архивный сектор, муниципальный архив);

    - иные лица, имеющие право на муниципальную функцию и в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

    1.3.Требования к порядку информирования заявителя об исполнении муниципальной функции.

    1.3.1. Информирование о порядке и ходе исполнения муниципальной функции осуществляется специалистами архивного сектора при непосредственном обращении в архив, обращении по телефону, по электронной почте, письменно.

    1.3.2.  Место нахождение Администрации города Элисты: ул. Ленина, д. 249, г.Элиста, Республика Калмыкия, 358000.

    Адрес официального сайта Администрации города Элисты в сети Интернет, содержащий информацию о предоставлении муниципальной услуги: www.gorod-elista.ru.

    График работы Администрации города Элисты: понедельник – пятница с 9.00 до 13.00, с 14.00 до 18.00.

    Информация о графике (режиме) работы Администрации города Элисты:

    - сообщается по телефонам: 8(84722)40146, 8(84722)40147;

    - размещается на официальном сайте Администрации города Элисты www.gorod-elista.ru

    1.3.3. Место нахождения архивного сектора Администрации города Элисты:

    ул. Ленина, 249, г.Элиста; ул. Номто Очирова, д. 4, кабинет № 101.

    График работы Архивного сектора Администрации города Элисты:

    понедельник – пятница         с 09.00 до 18.00

    перерыв на обед                    с 13.00 до 14.00

    последняя пятница месяца – санитарный день

    выходные дни: суббота, воскресенье

    приемные дни:    понедельник, среда      с 09.00 до 18.00

    адрес электронной почты: arhiv-elista@yandex.ru

    адрес официального сайта Администрации города Элисты www.gorod-elista.ru

    Информация о графике (режиме) работы и местонахождении архивного сектора:

    - сообщается по телефонам: 8(84722)34759, 38125;

    - размещается на сайте Администрации города Элисты www.gorod-elista.ru.

    1.3.4. Информация по вопросам предоставления муниципальной функции, в том числе о ходе предоставления муниципальной функции, может быть получена заявителями:

    1) по телефонам, указанным в подпунктах 1.3.1. – 1.3.3. пункта 1.3. настоящего административного регламента;

    2) в порядке личного обращения в соответствии с графиком работы архивного сектора;

    3) в порядке письменного обращения в Администрацию города Элисты в соответствии с законодательством Российской Федерации;

    4) с информационного стенда, расположенного в архивном секторе.

    Информация по вопросам предоставления муниципальной функции размещается:

    1) на информационном стенде, расположенном в архивном секторе, на сайте Администрации города Элисты, указанном в подпункте 1.3.3. пункта 1.3. настоящего административного регламента;

    2) на едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) – https://gosuslugi.ru и на региональном портале государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Калмыкия – pgu.egov08.ru.

     

    2. Стандарт исполнения муниципальной функции

     

    2.1. Наименование муниципальной функции – «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов» (далее - муниципальная функция).

    2.2. Наименование органа местного самоуправления, исполняющая муниципальную функцию - Администрация города Элисты.

    2.2.1. Наименование структурного подразделения органа местного самоуправления, исполняющая муниципальную функцию  - Архивный сектор Администрации города Элисты.

    2.3.  При исполнении муниципальной функции осуществляется взаимодействие с:

    1) организациями - источниками комплектования Архивного сектора Администрации города Элисты, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в архив;

    2)  гражданами (собственниками или владельцами архивных документов);

    3)  муниципальными и негосударственными организациями, не являющимися источниками комплектования Архивного сектора, передающими документы постоянного хранения и по личному составу в архивный сектор при ликвидации;

    4) уполномоченным органом исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела.

    2.3.1. Процедура взаимодействия определяется настоящим административным регламентом, а также иными нормативными актами Российской Федерации.

    2.4. Результатами исполнения муниципальной функции является:

    2.4.1. Осуществление комплектования муниципального архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.

    2.4.2. Обеспечение учета и сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в Администрации города Элисты.

    2.4.3. Обеспечение использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в Администрации города Элисты (формы использования архивных документов установлены п.5.7. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук – далее Правила):

    - информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании;

    - исполнение запросов граждан и организаций;

    - подготовка ответов на запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы);

    - подготовка ответов на запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации (запросы социально-правового характера);

    - использование документов в средствах массовой информации;

    - подготовка информационных мероприятий: выставок, конференций и др.;

    - выдача документов во временное пользование.

    2.5. Срок исполнения муниципальной функции:

    2.5.1.  Прием документов на постоянное хранение от организаций-источников комплектования архивного сектора, а также от физических лиц-источников комплектования архива документами личного происхождения осуществляется в течение (одного) дня согласно графику передачи дел постоянного хранения в архивный сектор, утвержденному распоряжением Главы Администрации города Элисты.

    2.5.2. Прием документов по личному составу от организаций, ликвидированных без правопреемника или объявленных банкротами, осуществляется в соответствии с действующим законодательством и в порядке, установленном п. 4.4.1. Правил.

    2.5.3. Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, осуществляется систематически. Один раз в год проводится обеспыливание пылесосом стеллажей и средств хранения (коробок, папок, упаковок). Один раз в месяц предусматривается санитарный день в целях проведения санитарно-гигиенических работ.

    2.5.4. Проверка наличия и состояния архивных документов по фондам архива проводится в плановом порядке, цикличная поверка наличия архивных документов муниципального архива 1 раз в 10 лет. В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене заведующего сектора проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или их отдельных частей (групп).

    2.5.5. Выдача архивных документов из архивохранилищ производится на срок:

    до одного месяца – пользователям в читальный зал и работникам архива;

    до трех месяцев – фондообразователям;

    до шести месяцев – судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

    2.5.6. Ведение основных (обязательных) и вспомогательных учетных документов, обязательных архивных справочников (опись дел, документов, каталог) осуществляется систематически.

    2.5.7. Максимальное время ожидания заявителя в очереди при подаче документов по исполнению муниципальной функции не должно превышать 15 минут.

    2.5.8. Срок регистрации запроса заявителя об исполнении муниципальной функции:

    поступившие заявления от получателей муниципальной функции о приеме документов на хранение в архив регистрируются в течение 15 минут;

    время ожидания в очереди для представления документов и получения консультации не должно превышать 15 минут;

    время приема документов от получателя муниципальной функции не должно превышать 15 минут;

    при необходимости консультации по вопросам исполнения муниципальной функции проводятся в организации-получателе муниципальной функции;

    консультации и справки предоставляются специалистами архивного сектора в течение всего срока исполнения муниципальной функции.

    2.6. Исполнение муниципальной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

    2.6.1.  Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 25 декабря 1993 года, № 237);

    2.6.2.  Гражданским кодексом РФ («Российская газета» от 08.12.1994 года №238-239);

    2.6.3. Федеральный закон  от 29.12.1994 № 77-ФЗ  «Об обязательном экземпляре документов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, № 1, ст. 1; 2002, № 7, ст. 630; 2006, № 52, ст. 5497);

    2.6.4. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» («Собрание законодательства Российской Федерации», 2004, № 43, ст. 4169;  2006, № 50, ст. 5280; 2008, № 20, ст. 2253);

    2.6.5. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» («Российская газета» от 29 июля 2006 года № 165);

    2.6.6. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» («Российская газета», N 165, 29.07.2006);

    2.6.7.  Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» («Российская газета», N 168, 30.07.2010);

    2.6.8.  Закон Республики Калмыкия от 20.12.2005 № 247-III-З (ред. от 22.02.2007 № 341-III-З, от 27.09.2010 № 214-IV-З) «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Республики Калмыкия в области архивного дела» (газете «Хальмг унн», N 246-248, 23.12.2005);

    2.6.9. Закон Республики Калмыкия от 29.06.2010 г. 195-IV-З «О некоторых вопросах в области архивного дела в Республике Калмыкия» (газете «Хальмг унн», N 113-114, 30.06.2010);

    2.6.10.  Приказ Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года № 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» («Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», N 17, 1997; зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 08.07.1997, регистрационный № 1344);

    2.6.11.  Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован Минюстом России 6 марта 2007 г., регистрационный № 9059, "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 г. N 20"), с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 16 февраля 2009 г. N 68 (зарегистрирован Минюстом России 5 мая 2009 г., регистрационный № 13893, «Российская газета» от 20 мая 2009 г. N 89);

    2.6.12. Приказ Минкультуры России от 10 сентября 2007 г. N 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Минюстом России 9 октября 2007 г., регистрационный № 10291, «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти» N 45, 05.11.2007);

    2.6.13.  Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 21 мая 2009 г. № 271 «Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» («Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», N 40, 05.10.2009);

    2.6.14.  Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010  № 558  «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» («Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», N 38, 20.09.2010);

    2.6.15. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 3 июня 2013 года № 635 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации» (зарегистрирован Минюстом России 14 ноября 2013 № 30386, «Российская газете» от 22.11.2013 № 264);

    2.6.16. Приказ Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (зарегистрирован Минюстом России 7 сентября 2015 г., регистрационный № 38830, «Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru»);

    2.6.17. Устав города Элисты, утвержденным решением Элистинского городского Собрания от 16 июня 2004 года №1 (газета «Элистинская панорама» от 23.07.2005 года № 125, от 27.07.2005 года № 127, от 28.07.2005 года № 128, от 29.07.2005 года № 129, от 02.08.2005 года № 131, от 03.08.2005 года № 132, от 04.08.2005 года № 133);

    2.6.18. Положение об Архивном секторе Администрации города Элисты, утвержденное распоряжением Мэрии города Элисты от 26.04.2011 № 215-р (с изменениями от 21.01.2013 г. № 26-р, от 11.12.2015 г. № 312-р);

    2.6.19. Настоящий Административный регламент.

    2.7. Перечень документов, необходимых для исполнения муниципальной функции:

    2.7.1. Прием документов на постоянное хранение от организаций - источников комплектования и от граждан - источников комплектования муниципального архива документами личного происхождения осуществляется при наличии следующих документов:

    - опись дел постоянного хранения, утвержденная уполномоченным органом исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела;

    - историческая справка (при первом приеме документов);

    - договор (для организаций негосударственных форм собственности и физических лиц) (Приложение № 1).

    - заявление (от физических лиц) о приеме документов в архив (п. 4.4.1 Правил) (Приложение № 2). 

    2.7.2. Прием документов по личному составу от организаций, ликвидированных без правопреемника или объявленных банкротами, осуществляется при наличии следующих документов:

    - документ, подтверждающий ликвидацию или банкротство организации;

    - опись дел по личному составу, согласованная ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела;

    - опись дел временного хранения, на документы срок хранения которых не истек;

    - историческая справка.

    2.8. Перечень оснований для приостановления в исполнении муниципальной функции:

    2.8.1. Документы оформлены в нарушение требований, установленных п.п.2.7.1. и 2.7.2. настоящего административного регламента.

    2.8.2. Наличие правопреемника или вышестоящего органа организации в случае её ликвидации.

    2.9. Перечень оснований для отказа в исполнении муниципальной функции: Муниципальная функция исполняется постоянно в соответствии с ежегодным планом работы архивного сектора Администрации города Элисты.

    2.10. Муниципальная функция  исполняется бесплатно.

    2.11. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная функция, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению информации о порядке предоставления муниципальной функции:

              Помещения оборудуются в соответствии с санитарными и противопожарными нормами и правилами.

              Помещения должны обеспечивать условия доступности для лиц с ограниченными возможностями.

              Помещения оборудуются вывесками с нумерацией кабинетов, наименований архивного сектора и указанием фамилии, имени, отчества и должности заведующего сектором, а также режима работы и приема заявителей.

              Места ожидания оборудуются в соответствии с санитарными и противопожарными нормами и правилами.

              В местах для информирования заявителей, получения информации и заполнения необходимых документов размещаются информационные стенды, столы и стулья.

    2.12. Визуальная, текстовая и мультимедийная информация о порядке исполнения муниципальной функции размещается на информационном стенде в помещении архивного сектора, а также на официальном сайте Администрации города Элисты в сети Интернет.

    На информационном стенде содержится следующая обязательная информация:

    - адреса, контактные номера телефонов Администрации города Элисты,  архивного сектора;

    - адреса официального сайта Администрации города Элисты, Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций), регионального портала государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Калмыкия в сети Интернет;

    - текст настоящего административного регламента.

    2.13. Показатели доступности качества предоставления муниципальной функции:

    - заявительный порядок обращения за предоставлением муниципальной функции;

    - доступность обращения за предоставлением муниципальной функции;

    - соблюдение сроков предоставления муниципальной функции в соответствии с настоящим административным регламентом;

    - получение полной, актуальной и достоверной информации о порядке исполнения муниципальной функции;

    - размещение информации о порядке исполнения муниципальной услуги на официальном сайте Администрации города Элисты в сети «Интернет» (www.gorod-elista.ru), на региональном портале государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Калмыкия -pgu.cgov08.ru».

    2.14. Специалисты архивного сектора, АУ «МФЦ», участвующие в предоставлении муниципальной услуги, обеспечивают обработку и хранение персональных данных заявителей в соответствии с законодательством Российской Федерации о персональных данных.

    2.15. Муниципальная функция в электронной форме не исполняется.

    2.16. В процессе предоставления муниципальной функции заявитель вправе обращаться в Администрацию города Элисты, в архивный сектор, посредством почтового отправления, либо с использованием информационно-телекоммуникационных технологий, включая использование единого портала государственных и муниципальных услуг, Портала государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Калмыкия в случаях и порядке, установленных действующим законодательством.

     

     

    3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме)

     

    3.1. Перечень административных процедур:

    3.1.1. Исполнение муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:

    1) прием архивных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов от организаций - источников комплектования, ликвидированных организаций и граждан в муниципальный архив;

    2) хранение, обеспечение сохранности архивных документов муниципального архива;

    3) осуществление учета архивных документов муниципального архива;

    4) инициативное информирование пользователей, подготовка выставок и публикаций архивных документов.

    3.1.2. Последовательность административных действий (процедур) по исполнению муниципальной функции отражена в блок – схеме, представленной в Приложениях №№ 3.1. – 3.4. к настоящему Административному регламенту.

    3.2. Основанием для начала административной процедуры "Прием архивных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов от организаций - источников комплектования, ликвидированных организаций и граждан в муниципальный архив " является наступление срока приема-передачи архивных документов организаций - источников комплектования в муниципальный архив согласно утвержденному графику.

    3.2.1. От источников комплектования документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются архивным сектором по истечении сроков временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации. В исключительных случаях сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации могут быть продлены по просьбе организаций-источников комплектования при необходимости практического использования архивных документов или отсутствия у муниципального архива возможности для приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

    Архивные документы принимаются в муниципальный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих указанные документы.

    3.2.3. При приеме архивных документов специалистом архива проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического состояния, проверка страховых копий на особо ценные документы и уникальные документы, проверка комплектности учетных документов.

    Документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются в муниципальный архив по утвержденным ЭПК описям дел, документов; документы по личному составу - по согласованным ЭПК описям дел, документов; архивные документы с не истекшими сроками временного хранения - по сдаточным описям.

    3.2.4. Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Организация-источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинники архивных документов могут быть заменены их копиями.

    3.2.5. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций осуществляется в соответствии с действующим законодательством и в порядке, установленном п.п.2.7.1 настоящего Административного регламента.

    При ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в муниципальный архив в соответствии с законодательством Российской Федерации и в порядке, установленном п.п.2.7.2. настоящего Административного регламента, на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует их упорядочение в установленном порядке.

    Архивные документы с не истекшими сроками временного хранения, принятые архивом от ликвидированной организации, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения. Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой "ЭПК", выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранение.

    3.2.7. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой передается организации - источнику комплектования, ликвидационной комиссии (ликвидатору).

    3.2.8. Документы от граждан поступают в архивный сектор и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации по договору дарения, по завещанию, по решению суда.  

    Прием указанных документов в архив осуществляется на основании решения ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти Республики Калмыкия  в области архивного дела по результатам рассмотрения сдаточной описи и заключения эксперта и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения.

    При отрицательном решении вопроса о приеме архивом указанных архивных документов, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве, составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.

    3.2.9.  Не принимаются на хранение в архивный сектор:

    - архивные документы, не упорядоченные в соответствии с установленными требованиями и не прошедшие научно-техническую обработку;

    - архивные документы до наступления установленных сроков приема-передачи на архивное хранение;

    - архивные документы, образовавшиеся в процессе деятельности юридических лиц, не включенных в список источников комплектования архивного сектора, за исключением случая приема документов по личному составу от ликвидируемых муниципальных организаций  и иных организаций в порядке, установленном настоящим Административным регламентом.

    3.2.10. Результатом исполнения административной процедуры является прием архивных документов в муниципальный архив.

    3.3. Основанием для начала административной процедуры "Хранение, обеспечение сохранности архивных документов муниципального архива" является прием архивных документов в муниципальный архив.

    Хранение архивных документов осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации в области архивного дела и в порядке, обеспечивающем их комплексный учет, хранение и оперативный поиск.

    3.3.1. Архивные документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, соблюдением порядка доступа в архивохранилища. Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Доступ в хранилище имеют только сотрудники архивного сектора. В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Каждое хранилище оборудовано огнетушителем.

    3.3.2. Постоянное хранение документов осуществляется в темноте. Все виды работ проводятся при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Для защиты документов применяется хранение в папках, коробках, в оберточной бумаге, которая подлежит замене при износе.

    3.3.3. В архивохранилищах должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов, что для бумажных документов составляет: температура воздуха – 17-19 град.С, относительная влажность воздуха – 50-55%. Резкие колебания температуры и влажности в хранилище не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80-90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности). Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем измерения параметров воздуха два раза в неделю, при нарушениях режимов хранения – ежедневно. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.

    3.3.4. Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли. В помещениях хранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже 1 раза в год проводится обеспыливание стеллажей и средств хранения. Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов. Для проведения санитарно-гигиенических работ один раз в месяц планируется санитарный день.

    3.3.5. Результатом исполнения административной процедуры является обеспечение сохранности архивных документов в муниципальном архиве.

    3.4. Проверка наличия и состояния архивных документов и организация розыска необнаруженных документов в муниципальном архиве проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов, выявления и устранения недостатков в учете архивных документов, выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной и технической обработки.

    3.4.1. Проверки наличия и состояния архивных документов могут быть плановыми и внеплановыми. Внеплановые проверки проводятся в случае стихийных бедствий, массового перемещения архивных документов, а также в случае смены заведующего архивным сектором.

    3.4.2. В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, которая включает:

    - установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и архивные документы, сверку их сопоставимых показателей;

    - уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел, документов (книге учета и описания);

    - проверку правильности составления итоговых записей.

    3.4.3. При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без подшивки) виде. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяются полистно.

    3.4.4. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов.

    3.4.5. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при необходимости составляются акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении архивных документов; акт о неисправимых повреждениях документов и другие акты.

    3.4.6. По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел вносится запись «проверено», дата, должность и подпись лица, производившего проверку. В случае обнаружения в итоговой записи описи дел, документов неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.

    3.4.7. На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов.

    3.4.8. Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в картотеку (книгу) учета физического состояния архивных документов.

    3.4.9. Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.

    3.4.10. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния архивных документов, организуется с момента выявления их отсутствия, и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Архивные документы, причины, отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке. На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляется акт о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и подробная справка о проведении розыска, которые вместе с актом проверки наличия и состояния архивных документов представляются в уполномоченный орган исполнительной власти Республики Калмыкия в сфере архивного дела для принятия окончательного решения о снятии с учета таких архивных документов. При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска.

    3.4.11. Результатом исполнения административной процедуры является устранение недостатков в учете архивных документов.

    3.5. Осуществление учета архивных документов муниципального архива.

    3.5.1. Основанием для начала административной процедуры "Осуществление учета архивных документов муниципального архива" является прием архивных документов в муниципальный архив или их выбытие из муниципального архива.

    3.5.2. Архивный сектор осуществляет государственный учет архивных документов. Состав и порядок ведения документов государственного учета архивных документов, в том числе формы паспорта архива, паспорта источника комплектования архива, и порядок их представления устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

    Учету подлежат:

    - хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и документов;

    - документы Архивного фонда Российской Федерации, а также документы по личному составу, хранящиеся в источниках комплектования архива.

    3.5.3. Учет принятых архивных документов в муниципальном архиве или выбывших архивных документов из муниципального архива осуществляется в соответствии с порядком и схемой учета архивных документов в муниципальном архиве.

    В архивном секторе ведутся следующие учетные документы:

    - книгу учета поступления архивных документов;

    - список фондов;

    - листы фондов;

    - дела фондов;

    - описи дел постоянного срока хранения;

    - реестр описей дел постоянного срока хранения;

    - паспорт муниципального архива;

    - паспорт архивохранилища муниципального архива;

    - сведения об изменениях в составе и объеме фондов муниципального архива.

    Учетные документы размещаются в рабочем помещении архивного сектора и в архивохранилище муниципального архива.

    Учет архивных документов в муниципальном архиве осуществляется также в программном комплексе "Архивный фонд".

    3.5.4. В течение пяти календарных дней после утверждения акта приема-передачи архивных документов на хранение заведующим сектором Администрации города Элисты и руководителем организации - источника комплектования проводятся следующие виды работ:

    - при первом поступлении архивных документов организации - источника комплектования присваивает номер архивному фонду по списку фондов муниципального архива и указывает в списке фондов муниципального архива название архивного фонда;

    - оформляет дело фонда, куда подшивает акт приема-передачи архивных документов на хранение и историческую справку. В случае последующих приемов архивных документов от организации - источника комплектования в дело фонда подшиваются следующие акты приема-передачи архивных документов на хранение и дополнения к исторической справке;

    - заполняет лист фонда;

    - при первом поступлении описи дел постоянного срока хранения,  описи присваивается номер по реестру описей дел постоянного срока хранения;

    - подшивает три экземпляра описи дел постоянного срока хранения и научно-справочный аппарат к описи;

    - вносит в программный комплекс "Архивный фонд" необходимые сведения о поступлении архивных документов.

    3.5.5. В случае выбытия архивных документов из муниципального архива в результате передачи архивных документов немуниципальной формы собственности в государственные архивы или проведения внутриархивных работ по описанию или усовершенствованию дел, вносится сведения о выбытии архивных документов в учетные документы в порядке, аналогичном порядку приема архивных документов.

    3.5.6. Ежегодно архивный сектор составляет паспорт муниципального архива и сведения об изменениях в составе и объеме фондов муниципального архива.

    Паспорт муниципального архива, сведения об изменениях в составе и объеме фондов муниципального архива представляются в уполномоченный орган исполнительной власти Республики Калмыкия  в области архивного дела.

    3.5.7. Результатом исполнения административной процедуры является обеспечение организационной упорядоченности архивных документов в муниципальном архиве.

    3.6. Выдача архивных документов из архивохранилища во временное пользование.

    3.6.1. Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит специалист архивного сектора. Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листе-заверителе.

    3.6.2. Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:

    - выемку архивных документов;

    - сверку архивного шифра и заголовков с описью дел, документов;

    - полистную проверку архивных дел.

    3.6.3. На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладывается карта-заместитель. Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов.

    3.6.4. Выдача архивных документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи архивных документов.

    3.6.5. При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвратившего их фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивного сектора и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение заместителя главы Администрации города Элисты, курирующего вопросы архивного дела.

    3.6.6. Результатом исполнения административной процедуры является обеспечение физических и юридических лиц на архивную информацию.

     

    4. Порядок и формы контроля за исполнением

    муниципальной функции

     

    4.1. Текущий контроль исполнения муниципальной функции специалистами архивного сектора осуществляется заведующим архивным сектором.

    4.2. Текущий контроль соблюдения специалистами архивного сектора положений настоящего административного регламента, нормативных правовых актов Российской Федерации и нормативных правовых актов Республики Калмыкия осуществляется путем проведения согласования документов.

    Текущий контроль осуществляется систематически на протяжении всей последовательности действий, входящих в состав административных процедур по исполнению муниципальной функции.

    4.3. Проверка полноты и качества исполнения муниципальной функции архивным сектором осуществляется Главой Администрации города Элисты, заместителем Главы Администрации города Элисты, курирующим деятельность архивного сектора.

    Проверка полноты и качества исполнения муниципальной функции осуществляется в двух формах: плановой и внеплановой.

    Плановые проверки проводятся по распоряжению Главы Администрации города Элисты, не чаще одного раза в три года.

    Внеплановые проверки полноты и качества исполнения муниципальной функции осуществляются в связи с рассмотрением поступивших в Администрацию города Элисты жалоб в отношении действий (бездействия) должностных лиц и принятых ими решений при исполнении муниципальной функции либо по результатам текущего контроля.

    По результатам проверок полноты и исполнения муниципальной функции принимаются меры, направленные на устранение выявленных нарушений и их причин, соблюдение законности и правопорядка при реализации административных процедур.

    4.4. Специалисты архивного сектора несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка выполнения административных процедур, установленных настоящим административным регламентом.

    4.5. Граждане, их объединения и организации осуществляют контроль за исполнением муниципальной функции путем получения информации об исполнения муниципальной функции, в том числе о ходе исполнения муниципальной функции в порядке, предусмотренном настоящим административным регламентом.

     

    5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействий) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а так же должностных лиц, муниципальных служащих

     

    5.1.Информация для заявителя о его праве подать жалобу на решение и (или) действие (бездействие) муниципального органа исполнительной власти и (или) его должностных лиц, муниципальных служащих, при исполнении  муниципальной функции (далее – жалоба).

    Заявители имеют право подать жалобу на решение и действие (бездействие) органа, исполняющего муниципальную функцию, должностного лица органа, исполняющего муниципальную функцию, муниципального служащего или специалиста архивного сектора в досудебном (внесудебном) порядке.

     5.2. Предмет жалобы

    Предметом жалобы могут являться решения, действия (бездействие) должностных лиц Администрации города Элисты, архивного сектора,  исполняющего муниципальную функцию, либо Специалиста , исполняющего муниципальную функцию, либо специалиста, нарушающего права и законные интересы заявителей, некорректное поведение или нарушение служебной этики должностными лицами, муниципальными служащими, а также нарушение ими положений настоящего административного регламента.

    Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

    нарушение срока регистрации запроса заявителя об исполнении муниципальной функции;

    нарушение срока исполнения муниципальной функции;

    требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Калмыкия, муниципальными правовыми актами города Элисты для исполнения муниципальной функции;

    отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Калмыкия, муниципальными правовыми актами города Элисты для исполнения муниципальной функции, у заявителя;

    отказ в исполнении муниципальной функции, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации,  нормативными правовыми актами Республики Калмыкия, муниципальными правовыми актами города Элисты;

    требования с заявителя при исполнении муниципальной функции платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Калмыкия, муниципальными правовыми актами города Элисты;

    отказ должностных лиц администрации города Элисты, архивного сектора исполняющих муниципальную функцию, либо специалиста в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате исполнения муниципальной функции документах либо нарушение установленного срока таких исправлений должностными лицами Администрации города Элисты, архивного сектора.

     5.3. Органы государственной и муниципальной власти и уполномоченные на рассмотрение жалобы должностные лица, которым может быть направлена жалоба.

    Жалоба может быть направлена заявителем Главе Администрации города Элисты, заместителю Главы Администрации города Элисты курирующему деятельность архивного сектора, в иные органы предусмотренные действующим законодательством.

     5.4. Порядок подачи и рассмотрения жалобы.

             Жалоба может быть направлена по почте, через АУ «МФЦ», ДО АУ «МФЦ», с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, официального сайта Администрации города Элисты, Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций), либо Портала государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Калмыкия, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

    Жалоба должна содержать:

    наименование органа, исполняющего муниципальную функцию, должностного лица органа, исполняющего муниципальную функцию, муниципального служащего или специалиста архивного сектора, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

             фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), сведения о месте жительства заявителя – физического лица либо наименование, сведения  о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

    сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, исполняющего муниципальную функцию, должностного лица органа, исполняющего муниципальную функцию, муниципального служащего либо специалиста архивного сектора;

    доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, исполняющего муниципальную функцию, должностного лица органа, исполняющего муниципальную функцию,  муниципального служащего или специалиста архивного сектора. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя либо их копии.

     5.5. Сроки рассмотрения жалобы.

    Жалоба, поступившая в Администрацию города Элисты, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений – в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации, за исключением установленных законом случаев, при которых срок рассмотрения жалобы может быть сокращен.

    Заявитель вправе получать устную информацию о ходе рассмотрения жалобы по телефонам Администрации города Элисты, а также письменную информацию по письменному запросу.

     5.6. Перечень оснований для приостановления рассмотрения жалобы в случае, если возможность приостановления предусмотрена законодательством Российской Федерации.

    Оснований для приостановления рассмотрения жалобы не установлено.

    Случаи, в которых ответ на жалобу не дается:

    - не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, его почтовый (электронный) адрес, по которому должен быть направлен ответ. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающим или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;

    - если текст письменного обращения не поддается прочтению (фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению). В течение семи дней со дня регистрации обращения специалист, ответственный за предоставление услуги сообщает гражданину, направившему обращение о том, что в таком случае  ответ на обращение не дается и такое обращение не подлежит направлению для дальнейшего его рассмотрения;

    - содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица администрации города Лермонтова, а также членов его семьи, администрация города Лермонтова вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом на обращение;

    - содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства (в данном случае руководитель органа местного самоуправления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение);

    - если ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

     5.7. Результат рассмотрения жалобы.

    По результатам досудебного (внесудебного) рассмотрения жалобы Администрация города Элисты принимает одно из следующих решений:

    - удовлетворяет жалобу, в том числе в форме: отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Калмыкия, правовыми актами органов местного самоуправления;

    - отказывает в удовлетворении жалобы.

    В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб в соответствии с частью 1 статьи 11.2 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

     5.8. Порядок информирования заявителя о результатах рассмотрения жалобы.

    Не позднее дня, следующего за днем принятия соответствующего решения, указанного в пункте 5.5. настоящего Административного регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

     5.9. Порядок обжалования решения по жалобе.

    Заявитель вправе обжаловать решения по жалобе в соответствии с нормами действующего законодательства.

     5.10. Право заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

    В случае если для подачи жалобы требуется получение информации и документов, необходимых для обоснования рассмотрения жалобы, такие информация и документы предоставляются в течение десяти рабочих дней по письменному обращению лица, намеревающегося подать жалобу.

    При желании заявителя обжаловать действия (бездействие) должностного лица Администрации города Элисты, Специалиста, данное лицо обязано сообщить заявителю свою фамилию, имя, отчество и должность, а также фамилию, имя, отчество и должность лица, которому могут быть обжалованы действия.

     5.11. Способы информирования заявителей о порядке подачи и рассмотрения жалобы.

    Информация о порядке подачи и рассмотрения жалобы размещается на официальном портале органов местного самоуправления города Элисты, в средствах массовой информации, на информационном стенде, а так же в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг».

     

     

     


    Приложение № 1

    к Административному регламенту

     

    Договор о передаче на постоянное (долговременное) хранение в архив документов физическими и юридическими лицами

    __________________________________________________________________

    (название фонда)

    Настоящий договор заключается между (наименование организации или Ф.И.О. гражданина)_______________________________, именуемым далее Владелец, и ____________________________________________, именуемым далее Архив.

    Договор заключен в том, что Владелец передает Архиву на хранение документы, являющиеся его собственностью.

    Документы в количестве ___ единиц хранения за _________________ годы передаются по сдаточной описи, подписанной Владельцем и утвержденной ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела. Владелец обязан в 45 -дневный срок после заключения настоящего договора передать документы в Архив согласно сдаточной описи

    Архив обязан: принять документы и выдать Владельцу акт о приеме-передаче документов; обеспечить сохранность документов.

    Владелец имеет право расторгнуть договор с Архивом и потребовать возврата своих документов; ограничить право допуска к своим документам, как по категориям пользователей, так и по срокам допуска.

    Архив имеет право: производить научно-техническую обработку документов (заранее известив о ней Владельца); использовать документы в научно-исторических, справочно-поисковых и практических целях (с согласия Владельца).

    Документы передаются в Архив только после заключения между Владельцем документов и Архивом договора о приеме-передаче документов и подписанием акта приема-передачи.

     

     

    Владелец:                                                                             Архив:

     


     


     

    Приложение № 2

    к Административному регламенту

     

     

    Форма заявления,

    необходимого для предъявления в архивный сектор

    в целях исполнения муниципальной функции

     

     

                                                                            

    Заведующему архивным сектором

    Администрации города Элисты

     

     

    ___________________________________

    (фамилия,имя,отчество физического или

    должностного лица)

    ___________________________________

    __________________________________________

    адрес заявителя:

    ___________________________________

    ___________________________________

     

    телефон: ___________________________        

                      

     

                                            

    Заявление

     

     

             Прошу принять в архивный сектор документы:

    __________________________________________________________________

    (краткое изложение вопроса, цель)

    ____________________________________________________________________________________________________________________________________

    __________________________________________________________________

    __________________________________________________________________

    (перечень прилагаемой документации)

     

     

     

    Подпись ______________                                                                                        

    Дата  _________________


    Приложение

    к Административному регламенту

     

    3.1. Блок-схема административной процедуры «Прием архивных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов от организаций - источников комплектования, ликвидированных организаций и граждан в муниципальный архив»


     

     




    Приложение

    к Административному регламенту

    3.2. Блок-схема административной процедуры «Обеспечение хранения и сохранности архивных документов»



















    Приложение

    к Административному регламенту

     

    3.3. Блок-схема административной процедуры «Проверка наличия и состояния архивных документов и организация розыска необнаруженных документов»

     

     

     



    Приложение

    к Административному регламенту

    3.4. Блок-схема административной процедуры «Выдача архивных документов из архивохранилища во временное пользование»

     



Возврат к списку