Постановление от 12 марта 2013 г. № 521
О внесении изменений в постановление Мэрии города Элисты от 10.02.2012 года № 236
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЭЛИСТЫ РЕСПУБЛИКИ КАЛМЫКИЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от «11»___03____2013 г. № 521 г.Элиста
О внесении изменений в постановление Мэрии города Элисты
от 10.02.2012 года № 236 «Об утверждении административного регламента предоставления Архивным отделом Мэрии города Элисты муниципальной услуги «Предоставление документов для исследователей
в читальный зал архива»
В связи с изменением наименования исполнительно-распорядительного органа города Элисты, на основании решений Элистинского городского Собрания от 20 декабря 2012 года № 2 «О внесении изменений и дополнений в Устав города Элисты», от 27 декабря 2012 года № 22 «Об утверждении Положения об Администрации города Элисты и структуры Администрации города Элисты», во исполнение постановления Мэрии города Элисты от 10 января 2013 года № 02 «Об Администрации города Элисты»,
Администрация города Элисты п о с т а н о в л я е т:
1. Внести в постановление Мэрии города Элисты от 10.02.2012 года № 236 «Об утверждении административного регламента предоставления Архивным отделом Мэрии города Элисты муниципальной услуги «Предоставление документов для исследователей в читальный зал архива» (далее – постановление) следующие изменения:
1) в наименовании и пунктах 1, 2 постановления слова «Мэрии города Элисты» заменить словами «Администрации города Элисты»;
2) пункт 3 изложить в следующей редакции:
«3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Главы Администрации города Элисты Болеева А.Н.»;
3) в наименовании, пунктах 1.4, 2.1, 2.2, 2.12, 3.1, 4.1, 4.2, 4.3, 5.1.1, 5.1.2. и Приложениях №№ 1-3 Административного регламента предоставления Архивным отделом Мэрии города Элисты муниципальной услуги «Предоставление документов для исследователей в читальный зал архива» слова «Мэрия города Элисты», «Мэрия г.Элисты» заменить словами «Администрация города Элисты» в соответствующих падежах;
4) абзац пятнадцатый пункта 2.5 Административного регламента изложить в новой редакции:
«- Положением об Архивном отделе Администрации города Элисты, утвержденным распоряжением Мэрии города Элисты от 26.04.2012 г. № 215-р (с изменениями от 21.01.2013 г. № 26-р);»;
5) в пункте 2.10 Административного регламента слова «не менее 30 минут» заменить словами «не менее 15 минут»;
6) пункт 5.1.4 Административного регламента изложить в новой редакции:
«5.1.4. Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.».
2. Разместить настоящее постановление на официальном сайте Администрации города Элисты и опубликовать в газете «Элистинская панорама».
Глава Администрации города Элисты А.Дорджиев
Приложение к постановлению
Администрации города Элисты
от 11.03.2013 г. № 521
Административный регламент
предоставления Архивным отделом Администрации города Элисты
муниципальной услуги «Предоставление документов для
исследователей в читальный зал архива»
1.1. Административный регламент разработан в целях повышения качества информационного обеспечения документной информацией физических (далее – граждан) и юридических лиц, устанавливает порядок работы и доступ исследователей к открытым архивным документам и архивным фондам Республики Калмыкия в читальном зале (рабочей комнате), для поиска и изучения архивных документов.
1.2. Все исследователи обладают равными правами на доступ к документам архива и имеют право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для законных целей законным способом.
1.3. Описание заявителей - В качестве заявителей на предоставление муниципальной услуги выступают органы государственной власти и местного самоуправления, юридические лица (российские и иностранные), физические лица (российские и иностранные), организации без прав юридического лица.
1.4. Порядок информирования о муниципальной услуге - Муниципальная услуга по предоставлению документов для исследователей в читальный зал (рабочая комната) предоставляется Архивным отделом Администрации города Элисты (далее – Архивный отдел).
Место нахождения: Республика Калмыкия, г.Элиста, ул. Ленина, д. 249
Электронный адрес Администрации города Элисты: Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript.____
Справочные телефоны: 8(84722) 3-47-59; 8(84722) 2-92-96_____________
Факс Администрации города Элисты: 8(84722) 4-04-02___________________
Прием граждан должностными лицами осуществляется в соответствии с графиком приема, утвержденным Главой Администрации города Элисты.
Информация по процедуре выполнения услуги может предоставляться:
по письменным обращениям;
по электронной почте;
по телефону.
По телефону должностное лицо, отвечающие за предоставление муниципальной услуги, дает разъяснения непосредственно в момент обращения.
Прием исследователей проводится в соответствии с графиком работы Архивного отдела.
Читальный зал (рабочая комната) работает: понедельник-четверг.
Пятница - санитарный день. Выходные дни - суббота, воскресенье.
В порядке исключения, к работе в читальном зале (рабочая комната) в санитарные дни могут быть допущены иногородние исследователи, находящиеся в командировках. Читальный зал (рабочая комната) работает круглогодично.
Работа читального зала (рабочая комната) по обслуживанию исследователей, может временно приостановлена, в случае производства ремонтно-технических мероприятий при обязательном уведомлении об этом исследователей не менее чем за две недели.
II. Стандарт предоставления государственной услуги
2.1. Административный регламент Администрации города Элисты по предоставлению муниципальной услуги «Предоставление документов для исследователей в читальный зал архива» (далее - Регламент), определяет последовательность действий (административных процедур), а также взаимодействие Архивного отдела с органами местного самоуправления и иными организациями (далее – организации) при предоставлении муниципальной услуги.
2.2. Муниципальную услугу предоставляет Архивный отдел Администрации города Элисты.
2.3. Результат предоставления муниципальной услуги осуществляется в виде оформления разрешения пользователям на работу с открытыми архивными документами, архивными фондами и организационных действий по выдаче документов в читальном зале (рабочей комнате), их использованию и возвращению в архивохранилища.
2.4. Срок предоставления муниципальной услуги.
2.4.1. Выдача архивных документов осуществляется в течение трех дней со дня оформления заказа.
2.4.2. Исполнение заказов командированных и иногородних производится на следующий день.
2.4.3. Справочно-информационные материалы, экземпляры описей, хранящиеся в читальном зале, выдаются исследователям в день заказа.
2.4.4. Печатные издания выдаются на следующий день после подачи заявки.
2.5. Исполнение муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993; («Российская газета», 25.12.1993, № 237);
- Степным Уложением (Конституцией) Республики Калмыкия от 05.04.1994;
- Федеральным законом от 0610.2003 N 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;
- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
- Федеральным законам от 18.07.2009 № 180-ФЗ «О государственной тайне»;
- Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «О перечне сведений конфиденциального характера»;
- Пунктами 5.1, 5.12., 5.13 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19;
- Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, утвержденных приказом Росархива от 6 июля 1998 года № 51;
- Основными правилами работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.;
- Законом Республики Калмыкия от 20.12.2005 № 247-III-З (ред. от 22.02.2007 № 341-III-З, от 27.09.2010 № 214-IV-З) «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Республики Калмыкия в области архивного дела»;
- Законом Республики Калмыкия от 29.06.2010 № 195-IV-З «О некоторых вопросах в области архивного дела в Республике Калмыкия»;
- Уставом города Элисты, утвержденным решением Элистинского городского Собрания от 16.06.2004 № 1 (с изменениями и дополнениями от 02.06.2005 № 1, 05.07.2007 № 1, 27.12.2007 № 1, 18.09.2009 № 2, 06.04.2010 № 5, 20.12.2012 № 2);
- Положением об Архивном отделе Администрации города Элисты, утвержденным распоряжением Мэрии города Элисты от 26.04.2011 № 215-р (с изменениями от 21.01.2013 № 26-р);
и другими законодательными и нормативно-методическими актами, регулирующими доступ граждан к архивной информации.
2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги:
- личное заявление исследователя или письмо рекомендующей организации;
- документ, удостоверяющий личность;
- к заявлению или письму приложен развернутый план работы над темой;
- документы, подтверждающие полномочия исследователя (нотариально удостоверенные подтверждения родства, наследования, доверенность от субъекта персональных данных и т.п.) для получения сведений, содержащих конфиденциальные персональные данные.
В запросе (заявлении) исследователя должны быть указаны:
- наименование юридического лица на бланке организации;
- для граждан - фамилия, имя и отчество;
- почтовый и/или электронный адрес исследователя (организации);
- интересующие исследователя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;
- личная подпись гражданина или подпись должностного лица;
- дата.
Письмо организации оформляется на фирменном бланке с подписью руководителя.
2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:
- не подлежат рассмотрению заявления (письма) исследователей и организаций, в которых не указаны реквизиты, перечисленные в пункте 2.6. настоящего Регламента;
- правильно оформленные заявления (письма) без предъявления пользователем документов, удостоверяющих его личность.
- не допускаются к работе с подлинниками архивных документов пользователи (дети, школьники и т.п.), которые по своему возрасту (школьники могут работать в читальном зале после получения паспорта) или состоянию не могут нести установленную законодательством административную или уголовную ответственность за сохранность документов в процессе их использования;
- не подлежат рассмотрению заявления лиц, находящихся в состоянии алкогольного, наркотического опьянения, нарушающих правила поведения в архиве, создающих своими действиями угрозу для сохранности документов, ранее выданные разрешения таким лицам аннулируются.
2.8. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления и (или) отказа в предоставлении муниципальной услуги. Пользователю, получившему разрешение на работу в читальном зале, может быть отказано в исполнении конкретного заказа на выдачу документов, если эти документы:
- не относятся к теме исследования;
- содержат персональную информацию ограниченного доступа, на которую у пользователя нет полномочий;
- временно выданные другим пользователям или работникам Архивного отдела;
- находятся в плохом физическом состоянии;
- если требование заполнено неразборчиво и неполно;
- превышены установленные объемы заказа.
2.9 Архивный отдел предоставляет муниципальную услугу бесплатно.
2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги, услуги организации, участвующей в предоставлении муниципальной услуги, и при получении результата предоставления таких услуг составляет не менее 15 минут, максимальный срок ожидания при получении результата указано в п.2.4.
2.11. Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги, услуги организации, участвующей в предоставлении муниципальной услуги, в том числе в электронной форме рассматривается должностным лицом Архивного отдела в момент обращения.
2.12. Исследователю выдается разрешение на работу с документами в читальном зале (рабочей комнате) Архивного отдела сроком на один календарный год. При необходимости этот срок может быть продлен.
Разрешение оформляется в виде письменной резолюции на заявлении (письме) исследователя, которое затем передается в читальный зал (рабочую комнату) Архивного отдела Администрации города Элисты для регистрации, оформления личного дела исследователя и организации его обслуживания.
2.13. Требования к помещениям.
Помещение, в котором осуществляется прием, должно обеспечивать:
- комфортное расположение исследователя и должностного лица;
- возможность оформления исследователем письменного обращения;
- наличие письменных принадлежностей и бланка заявления;
-соблюдение мер безопасности, обеспечение противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.
2.14. Показателем доступности и качества государственных услуг является:
- динамика роста качественно оказанных муниципальных услуг по доступу пользователей к открытым архивным документам;
- динамика учета исследователей, посетивших читальный зал (рабочую комнату) Архивного отдела;
- анализ тематики исследований;
- объем и состав выданных документов.
2.15. Муниципальная услуга в электронной форме оказывается исследователю посредством предоставления:
- автоматизированного научно-справочного аппарата (оцифрованных описей документов и дел, указатели, обзоры и т.д.);
- цифровых копий архивных документов;
- информационных баз данных.
Ш. Административные процедуры
Описание последовательности действий предоставления
муниципальной услуги
3.1. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала работы исследователя в читальном зале (рабочей комнате), служит разрешительная резолюция Главы Администрации города Элисты на его запросе (заявлении).
3.2. Муниципальную услугу по выдаче документов исследователям в читальном зале (рабочей комнате) непосредственно выполняют должностные лица Архивного отдела.
3.3. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры Архивного отдела:
- прием исследователя должностным лицом Архивного отдела и рассмотрение его запроса (заявления) на предоставление архивных документов в читальном зале (рабочей комнате);
- вынесение письменной резолюции на запросе (заявлении) исследователя;
- регистрация запроса (заявления) исследователя в учетных документах читального зала (рабочей комнаты) Архивного отдела;
- оформление анкеты исследователя;
- ознакомление его с Правилами работы в читальном зале (рабочей комнате) под роспись;
- консультации исследователя по составу и содержанию документов и Научно-справочного аппарата Архивного отдела, правилам оформления заказов;
- прием и визирование заказов исследователей, передача в архивохранилища для исполнения заказа;
- подготовка дел к выдаче в архивохранилищах (поиск и выемка дел, проверка листажа, оформление заверительных листов, записи в журнале выдачи);
- получение заказов из хранилищ должностным лицом, ответственным за работу читального зала (рабочей комнаты), и подготовка к выдаче дел, требующих выявления конфиденциальной информации (полистный просмотр, конвертирование, вынесение соответствующих отметок в заверительные листы);
- оформление выдачи документов исследователю;
- контроль сохранности документов в процессе их использования;
- списание отработанных дел с исследователя с одновременной проверкой листажа в них и возврат в архивохранилища;
- помещение исполненных заказов с отметками о получении и возврате дел в личное дело пользователя.
Максимальные сроки исполнения заказа:
- до 3 рабочих дней со дня оформления заказа;
- от 3 до 15 рабочих дней (на дела и документы, требующие дополнительной технической подготовки – подшивка, нумерация, оформление заверительных листов – и экспертиза на предмет выявления персональной конфиденциальной информации).
3.4. Критерии принятия решений являются:
- личное заявление исследователя или письмо рекомендующей организации;
- документ, удостоверяющий личность;
- интересующие исследователя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации.
3.5. Результатом административной процедуры является:
- доступ к работе в читальном зале (рабочей комнате);
- работа исследователей с архивными документами, архивными фондами Республики Калмыкия в читальном зале (рабочей комнате).
3.6. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры, в том числе в электронной форме, содержащий указание на формат обязательного отображения административной процедуры:
- регистрация запроса (заявления) исследователя в учетных документах читального зала (рабочей комнаты) Архивного отдела;
- оформление анкеты исследователя (приложение 1);
- визирование заказов исследователей (приложение 2);
- оформление выдачи документов исследователю;
- списание отработанных дел с исследователя с одновременной проверкой листажа в них;
- отметка о получении и возврате дел в личном деле пользователя (приложение 3).
IV. Формы контроля исполнения административного регламента
4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется должностным лицом Администрации города Элисты.
Текущий контроль осуществляется в форме проверок, подготовкой отчетов, справок и информации, изучения предложений исследователей в «Книге отзывов и предложений о работе читального зала (рабочей комнаты)».
4.2. Должностным лицом Администрации города Элисты проводятся:
- плановые проверки;
- внеплановые проверки.
4.2.1. Плановые проверки проводятся не чаще чем один раз в три года.
4.2.2. Основанием для проведения внеплановой проверки является поступление в Архивный отдел обращений и заявлений граждан, юридических лиц информации от органов местного самоуправления, иных организаций, из средств массовой информации о нарушении порядка исполнения муниципальной услуги.
По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Республики Калмыкия. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
4.3. Общий контроль осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела в форме плановых и внеплановых проверок, проведения мониторинга оказания муниципальной услуги Архивным отделом Администрации города Элисты.
4.4. Должностные лица осуществляют контроль за соблюдением исследователем правил внутреннего распорядка читального зала (рабочей комнаты).
Исследователи, совершившие действия, нанесшие материальный ущерб архиву или архивным документам, могут быть на временный или постоянный срок лишены права заниматься в читальном зале (рабочей комнате) и получать архивные копии документов.
Решение об этом принимается должностным лицом Архивного отдела и доводится до сведения организации, ходатайствовавшей о допуске исследователя в архив, или по месту его работы (учебы).
V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих
5.1. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений, осуществляемых в ходе исполнения муниципальной услуги.
5.1.1. Исследователь может обратиться с жалобой устно или письменно к Главе Администрации города Элисты, либо в уполномоченный орган исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела по обжалованию решений, принятым Архивным отделом исполняющего муниципальную услугу.
5.1.2. Порядок обжалования решений и действий (бездействия), осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги:
- исследователь может обратиться с жалобой на решения и действия (бездействие), осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании Регламента устно или письменно непосредственно:
- к Главе Администрации города Элисты или к лицу его замещающему;
- в судебные органы Республики Калмыкия.
5.1.3. В письменной жалобе указываются:
- фамилия, имя, отчество;
- почтовый адрес;
- предмет жалобы;
- подпись;
- дата.
5.1.4. Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации».
5.1.5.Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение об осуществлении действий по устранению предмета жалобы и применении мер ответственности к должностному лицу Архивного отдела, допустившему нарушения в ходе предоставления муниципальной услуги, которые повлекли за собой жалобу.
5.1.6. В Архивный отдел направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.
5.1.7. Обращение исследователя считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращении вопросов.
5.1.8. Если исследователь не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в уполномоченный орган исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела по адресу: г.Элиста, ул. Пушкина, д. 9 «а».
5.2. Судебное обжалование
Обжалование действий (бездействия) и решений специалистов, осуществляемых (принятых) в судебном порядке в соответствии с действующим законодательством.
