Постановление от 12 марта 2013 г. № 524
О внесении изменений в постановление Мэрии города Элисты от 22.06.2012 года № 1218
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЭЛИСТЫ РЕСПУБЛИКИ КАЛМЫКИЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от «11»___03___2013 г. № 524 г.Элиста
О внесении изменений в постановление Мэрии города Элисты
от 22.06.2012 года № 1218 «Об утверждении административного
регламента исполнения муниципальной функции «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и
архивных фондов»
В связи с изменением наименования исполнительно-распорядительного органа города Элисты, на основании решений Элистинского городского Собрания от 20 декабря 2012 года № 2 «О внесении изменений и дополнений в Устав города Элисты», от 27 декабря 2012 года № 22 «Об утверждении Положения об Администрации города Элисты и структуры Администрации города Элисты», во исполнение постановления Мэрии города Элисты от 10 января 2013 года № 02 «Об Администрации города Элисты»,
Администрация города Элисты п о с т а н о в л я е т:
1. Внести в постановление Мэрии города Элисты от 22.06.2012 года № 1218 «Об утверждении административного регламента исполнения муниципальной функции «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов» (далее – постановление) следующие изменения:
1) в пунктах 2, 3 постановления слова «Мэрии города Элисты» заменить словами Администрации города Элисты;
2) в пунктах 1.2, 1.5.2, 1.5.3, 2.1.1, 2.1.2, 2.1.3, 2.2, 2.3, 2.5.1, 2.8, 3.9.5, 5.1, 5.2, 5.6, 5.11. и Приложении № 2 Административного регламента исполнения муниципальной функции «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов» слова «Мэрия города Элисты» заменить словами «Администрация города Элисты» в соответствующих падежах.
3) абзац семнадцатый пункта 1.4 Административного регламента изложить в новой редакции:
«- Положение об Архивном отделе Администрации города Элисты, утвержденное распоряжением Мэрии города Элисты от 26.04.2012 г. № 215-р (с изменениями от 21.01.2013 г. № 26-р);»;
4) в пункте 2.6.1. Административного регламента слова «30 минут.» заменить словами «15 минут.»;
5) абзац второй пункта 2.7. Административного регламента изложить в новой редакции:
«время ожидания в очереди для представления документов и получения консультации не должно превышать 15 минут»;
6) абзац четвертый пункта 2.7. Административного регламента изложить в новой редакции:
«время приема документов от получателя муниципальной функции не должно превышать 15 минут»;
7) пункт 5.7. Административного регламента изложить в новой редакции:
«5.7. Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.».
2. Разместить настоящее постановление на официальном сайте Администрации города Элисты и опубликовать в газете «Элистинская панорама».
Глава Администрации города Элисты А.Дорджиев
Приложение к постановлению
Администрации города Элисты
от 11.03.2013 г. № 524
Административный регламент
исполнения муниципальной функции
«Хранение, комплектование (формирование), учет и использование
архивных документов и архивных фондов»
1. Общие положения
1.1. Административный регламент исполнения муниципальной функции «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов» (далее - Регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при исполнении муниципальной функции.
1.2. Муниципальную функцию исполняет Архивный отдел Администрации г.Элисты (далее – Архивный отдел) при участии организаций – источников комплектования Архивного отдела и иных организаций в случае их ликвидации.
1.3. Получателями муниципальной функции могут быть юридические и физические лица, являющиеся источниками комплектования Архивного отдела, а также иные юридические и физические лица.
Описание юридических и физических лиц, взаимодействующих с Архивным отделом при исполнении муниципальной функции.
1.3.1. При исполнении муниципальной функции осуществляется взаимодействие с:
- организациями - источниками комплектования Архивного отдела, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в Архивный отдел;
- гражданами (собственниками или владельцами архивных документов);
- муниципальными и негосударственными организациями, не являющимися источниками комплектования Архивного отдела, передающими документы постоянного хранения и по личному составу в Архивный отдел при ликвидации;
- уполномоченным органом исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела.
1.3.2. Процедура взаимодействия определяется настоящим Регламентом, а также иными нормативными актами Российской Федерации.
1.4. Исполнение муниципальной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Конституция Российской Федерации («Российская газета», 25 декабря 1993 года, № 237);
- Степное Уложение (Конституция) Республики Калмыкия от 05.04.1994 ("Известия Калмыкии", N 60, 07.04.1994);
- Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, № 1, ст. 1; 2002, № 7, ст. 630; 2006, № 52, ст. 5497);
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» («Собрание законодательства Российской Федерации», 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2008, № 20, ст. 2253);
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» («Российская газета» от 29 июля 2006 года № 165);
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» ("Российская газета", N 165, 29.07.2006);
- Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля
- Закон Республики Калмыкия от 20.12.2005 № 247-III-З (ред. от 22.02.2007 № 341-III-З, от 27.09.2010 № 214-IV-З) «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Республики Калмыкия в области архивного дела» ("Хальмг унн", N 246-248, 23.12.2005);
- Закон Республики Калмыкия от 29.06.2010 г. 195-IV-З «О некоторых вопросах в области архивного дела в Республике Калмыкия» ("Хальмг унн", N 113-114, 30.06.2010);
- Приказ Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года № 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 17, 1997; зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059);
- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» («Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», 14 мая 2007 года, № 20; зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 8 июля 1997г., регистрационный № 1344);
- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 21 мая
- Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 38, 20.09.2010);
- Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
- Устав города Элисты, утвержденный решением Элистинского городского Собрания от 16.06.2004 № 1 (с изменениями и дополнениями от 02.06.2005 № 1, 05.07.2007 № 1, 27.12.2007 № 1, 18.09.2009 № 2, 06.04.2010 № 5, 20.12.2012 № 2);
- Положение об Архивном отделе Администрации города Элисты, утвержденное распоряжением Мэрии города Элисты от 26.04.2011 № 215-р (с изменениями от 21.01.2013 г. № 26-р).
1.5. Результат исполнения муниципальной функции:
1.5.1. Обеспечение комплектования муниципального архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.
1.5.2. Обеспечение учета и сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в Администрации города Элисты.
1.5.3. Обеспечение использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в Администрации города Элисты (формы использования архивных документов установлены п.5.7.2 Приказа Минкультуры от 18.01.2007 №19).
2. Требования к порядку исполнения муниципальной функции
2.1. Порядок информирования о правилах исполнения муниципальной функции
2.1.1. Местонахождение Администрации города Элисты, Архивного отдела Администрации города Элисты: Республика Калмыкия, г.Элиста, ул. Ленина, д. 249
2.1.2. График работы Архивного отдела Администрации города Элисты:
Понедельник – пятница с 09.00 до 18.00
Перерыв на обед с 13.00 до 14.00
Последняя пятница месяца – санитарный день
Выходные дни: суббота, воскресенье
Приемные дни: понедельник, среда с 09.00 до 18.00
2.1.2.1. Справочные телефоны: 8(84722) 3-47-59; 8(84722) 2-92-96____________
2.1.3. Адрес официального сайта Администрации города Элисты в сети "Интернет": www.gorod-elista.ru.
2.2. Информация об исполняемой муниципальной функции предоставляется:
- по телефону;
- по письменным обращениям;
- по электронной почте;
- при личном обращении заявителей;
- на официальном сайте Администрации г.Элисты.
Должностные лица Архивного отдела, принимающие телефонные звонки и осуществляющие личный прием заявителей, обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам оказания муниципальной функции.
2.2.1Перечень документов, необходимых для исполнения муниципальной функции:
2.2.1.1. Прием документов на постоянное хранение от организаций-источников комплектования архивного отдела и от физических лиц-источников комплектования архива документами личного происхождения осуществляется при наличии следующих документов:
- опись дел постоянного хранения, утвержденная уполномоченным органом исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела;
- историческая справка (при первом приеме документов);
- договор (для организаций негосударственных форм собственности и физических лиц) (Приложение № 1).
- заявление (от физических лиц) о приеме документов в архив (Приложение № 2)
(п. 4.4.1 Приказа Минкультуры от 18.01.2007 №19)
2.2.1.2. Прием документов по личному составу от организаций, ликвидированных без правопреемника или объявленных банкротами, осуществляется при наличии следующих документов:
- документ, подтверждающий ликвидацию или банкротство организации;
- опись дел по личному составу, согласованная ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела.
2.2.2. Перечень оснований для приостановления или отказа в исполнении муниципальной функции:
2.2.2.1. Документы оформлены в нарушение требований, установленных п.п.2.2.1.1. и 2.2.1.2. настоящего Регламента.
2.2.2.2. Наличие правопреемника или вышестоящего органа организации в случае её ликвидации.
2.3. Информация об исполняемой муниципальной функции размещается на стенде, а также на сайте Администрации города Элисты.
2.4. Муниципальная функция исполняется бесплатно.
2.5. Срок исполнения муниципальной функции:
2.5.1.Прием документов на постоянное хранение от организаций-источников комплектования архивного отдела, а также от физических лиц-источников комплектования архива документами личного происхождения осуществляется в течение (одного) дня согласно графику передачи дел постоянного хранения в архивный отдел, утвержденному распоряжением Главы Администрации города Элисты.
2.5.2. Прием документов по личному составу от организаций, ликвидированных без правопреемника или объявленных банкротами, осуществляется в соответствии с действующим законодательством и в порядке, установленном п. 4.4.1 Приказа Минкультуры от 18.01.2007 №19.
2.5.3. Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, осуществляется систематически. Один раз в год проводится обеспыливание пылесосом стеллажей и средств хранения (коробок, папок, упаковок). Один раз в месяц предусматривается санитарный день в целях проведения санитарно-гигиенических работ.
2.5.4. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в плановом порядке, но не реже 1 раза в 10 лет. В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене начальника отдела проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или их отдельных частей (групп).
2.5.5. Выдача архивных документов из архивохранилищ производится на срок:
до одного месяца – пользователям в читальный зал и работникам архива;
до трех месяцев – фондообразователям;
до шести месяцев – судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.
2.5.6. Ведение основных (обязательных) и вспомогательных учетных документов, обязательных архивных справочников (опись дел, документов, каталог) осуществляется систематически.
2.6. Сроки ожидания в очереди при подаче запроса заявителя о предоставлении муниципальной функции.
2.6.1. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче обращения 15 минут.
2.7. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной функции:
поступившие обращения от получателей муниципальной услуги о приеме документов на хранение в отдел регистрируются в течение рабочего дня с момента поступления;
предоставление муниципальной функции осуществляется по запросу получателя в течение 30 дней со дня поступления запроса в отдел, не считая времени ожидания документов от организации при дополнительном запросе;
время ожидания в очереди для представления документов и получения консультации не должно превышать 15 минут;
время приема документов от получателя муниципальной функции не должно превышать 15 минут;
при необходимости консультации по вопросам предоставления муниципальной функции проводятся в организации-получателе муниципальной функции;
консультации и справки предоставляются специалистами отдела в течение всего срока исполнения муниципальной услуги.
2.8. Требования к местам предоставления муниципальной функции, в которых исполняется муниципальная функция, к залу ожидания, местам для написания обращений граждан, информационным стендам:
Требования к местам исполнения запросов пользователей включают в себя места для ожидания, информирования, приема заявителей.
Помещения архивного отдела Администрации города Элисты должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03".
Для ожидания приема отводится помещение, оборудованное стульями и столами для возможности оформления документов. В местах ожидания приема на столах должна быть писчая бумага и канцелярские принадлежности (пишущие ручки) в количестве, достаточном для оформления документов.
3. Административные процедуры (состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме)
3.1. Перечень административных процедур:
3.1.1. Исполнение муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:
- прием на постоянное хранение в архив от организаций-источников комплектования документов Архивного фонда Российской Федерации по истечении сроков их временного хранения;
- прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных организаций;
- прием документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций;
- прием документов от граждан;
- обеспечение сохранности архивных документов (противопожарный, охранный, температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический режимы хранения архивных документов);
- проверка наличия и состояния архивных документов и организация розыска необнаруженных документов;
- выдача архивных документов из архивохранилища во временное пользование;
- инициативное информирование пользователей, подготовка выставок и публикаций архивных документов.
3.1.2. Последовательность административных действий (процедур) по исполнению муниципальной функции отражена в блок – схеме, представленной в Приложениях №№ 3.1. – 3.7. к настоящему Регламенту.
3.2. Прием на постоянное хранение в архив от организаций - источников комплектования документов Архивного фонда Российской Федерации по истечении сроков их временного хранения
3.2.1. От источников комплектования архива документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются архивным отделом по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации. В исключительных случаях сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации могут быть продлены по просьбе организаций-источников комплектования архива при необходимости практического использования архивных документов или отсутствия у архива возможности для приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.
3.2.2. Документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются в архивный отдел по утвержденным ЭПК описям дел, документов; документы по личному составу – по согласованным ЭПК описям дел, документов.
3.2.3. При приеме архивных документов специалистом архива проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического состояния, проверка страховых копий на особо ценные документы и уникальные документы, проверка комплектности учетных документов.
3.2.4. Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Организация-источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинники архивных документов могут быть заменены их копиями.
3.2.5. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой – в организации-источнике комплектования.
3.3. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных организаций.
3.3.1. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций осуществляется в соответствии с действующим законодательством и в порядке, установленном п.п.2.2.1 настоящего Регламента.
3.4. Прием документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций.
3.4.1. При ликвидации негосударственных организаций, образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в архив в соответствии с законодательством Российской Федерации и в порядке, установленном п.п.2.2.1 настоящего Регламента, на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует их упорядочение в установленном порядке.
3.4.2. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой передается ликвидационной комиссии (ликвидатору).
3.5. Прием документов от граждан
3.5.1. Документы от граждан поступают в архивный отдел и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации по договору дарения, по завещанию, по решению суда.
3.5.2. Прием указанных документов в архив осуществляется на основании решения ЭПК отдела по делам архивов Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия по результатам рассмотрения сдаточной описи и заключения эксперта и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения.
3.5.3. При отрицательном решении вопроса о приеме архивом указанных архивных документов, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве, составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.
3.6. Не принимаются на хранение в Архивный отдел:
- архивные документы, не упорядоченные в соответствии с установленными требованиями и не прошедшие научно-техническую обработку;
- архивные документы до наступления установленных сроков приема-передачи на архивное хранение.
3.6.1. Не подлежат приему на хранение в Архивный отдел архивные документы, образовавшиеся в процессе деятельности юридических лиц, не включенных в список источников комплектования архивного отдела, за исключением случая приема документов по личному составу от ликвидируемых муниципальных организаций и иных организаций в порядке, установленном настоящим административным регламентом.
3.7. Обеспечение сохранности архивных документов
3.7.1. Архивные документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, соблюдением порядка доступа в архивохранилища. Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Доступ в хранилище имеют только сотрудники архивного отдела. В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Каждое хранилище оборудовано огнетушителем.
3.7.2. Постоянное хранение документов осуществляется в темноте. Все виды работ проводятся при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Для защиты документов применяется хранение в папках, коробках, в оберточной бумаге, которая подлежит замене при износе.
3.7.3. В архивохранилищах должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов, что для бумажных документов составляет: температура воздуха – 17-19 град.С, относительная влажность воздуха – 50-55%. Резкие колебания температуры и влажности в хранилище не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80-90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности). Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем измерения параметров воздуха два раза в неделю, при нарушениях режимов хранения – ежедневно. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.
3.7.4. Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли. В помещениях хранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже 1 раза в год проводится обеспыливание стеллажей и средств хранения. Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов. Для проведения санитарно-гигиенических работ один раз в месяц планируется санитарный день.
3.8. Проверка наличия и состояния архивных документов и организация розыска необнаруженныхдокументов.
3.8.1. В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, которая включает:
- установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и архивные документы, сверку их сопоставимых показателей;
- уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел, документов (книге учета и описания);
- проверку правильности составления итоговых записей.
3.8.2. При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без подшивки) виде. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяются полистно.
3.8.3. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов.
3.8.4. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при необходимости составляются акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении архивных документов; акт о неисправимых повреждениях документов и другие акты.
3.8.5. По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел вносится запись «проверено», дата, должность и подпись лица, производившего проверку. В случае обнаружения в итоговой записи описи дел, документов неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.
3.8.6. На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов.
3.8.7. Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в картотеку (книгу) учета физического состояния архивных документов.
3.8.8. После проверки наличия и состояния архивных документов коробки с архивными документами опечатываются.
3.8.9. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния архивных документов, организуется с момента выявления их отсутствия, и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Архивные документы, причины, отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке. На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляется акт о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и подробная справка о проведении розыска, которые вместе с актом проверки наличия и состояния архивных документов представляются в уполномоченный орган исполнительной власти Республики Калмыкия в сфере архивного дела для принятия окончательного решения о снятии с учета таких архивных документов. При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска.
3.9. Выдача архивных документов из архивохранилища во временное пользование
3.9.1. Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит специалист архивного отдела. Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листе-заверителе.
3.9.2. Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:
- выемку архивных документов;
- сверку архивного шифра и заголовков с описью дел, документов;
- полистную проверку архивных дел.
3.9.3. На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладывается карта-заместитель. Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов.
3.9.4. Выдача архивных документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи архивных документов.
3.9.5. При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвратившего их фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивного отдела и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение заместителя главы Администрации города Элисты, курирующего вопросы архивного дела.
4. Порядок и формы контроля за исполнением
муниципальной функции
4.1. Текущий контроль соблюдения последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной функции и принятием решений, осуществляется начальником Архивного отдела.
4.2. Контроль полноты и качества предоставления муниципальной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений при предоставлении муниципальной функции. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы архивного отдела) и внеплановыми.
4.3. Ответственность муниципальных служащих, осуществляющих предоставление муниципальной функции.
По результатам проведенных проверок, в случае выявления каких-либо нарушений, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа исполняющего муниципальную функцию, а также должностных лиц, муниципальных служащих
5.1. Заявители имеют право на обжалование действий или бездействия специалистов Администрации города Элисты.
5.2. Заявители вправе обжаловать действия (бездействие) специалистов Главе Администрации города Элисты.
5.3. Заявители имеют право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение, жалобу.
5.4. За
