Об утверждении административного регламента исполнения муниципальной функции «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов» и признании утратившими силу некоторых постановлений Администрации города Эл

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЭЛИСТЫ РЕСПУБЛИКИ КАЛМЫКИЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от «___»_______2017 г. № ____ г.Элиста

Об утверждении административного регламента исполнения муниципальной функции «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов» и признании утратившими силу некоторых постановлений Администрации города Элисты»

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», Законом Республики Калмыкия от 20 декабря 2005 года № 247-III-З «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Республики Калмыкия в области архивного дела», Порядком разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг, утвержденным постановлением Мэрии города Элисты от 12 октября 2011 года № 2368, руководствуясь статьями 35,44 Устава города Элисты,

Администрация города Элисты постановляет:

1. Утвердить административный регламент исполнения муниципальной функции «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов» (приложение).

2. Признать утратившими силу:

1) постановление Мэрии города Элисты от 22 июня 2012 года № 1218 «Об утверждении Административного регламента исполнения муниципальной функции «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов»;

2) постановление Администрации города Элисты от 11 марта 2013 года № 524 «О внесении изменений в постановление Мэрии города Элисты от 22 июня 2012 года № 1218 «Об утверждении Административного регламента исполнения муниципальной функции «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов».

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования в газете «Элистинская панорама» и подлежит размещению на официальном сайте Администрации города Элисты (www.gorod-elista.ru).

Глава Администрации города Элисты О.Нохашкиев

Приложение

к постановлению

Администрации города

Элисты

от «____»____________ г.

№ ______

Административный регламент

исполнения муниципальной функции

«Хранение, комплектование (формирование), учет и использование

архивных документов и архивных фондов»

1. Общие положения

1.1. Предмет регулирования административного регламента

Настоящий административный регламент исполнения муниципальной функции «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов» (далее – административный регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур), разработан в целях повышения качества исполнения муниципальной функции, определяет стандарт исполнения муниципальной функции, состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме.

1.2. Круг заявителей

Получатели муниципальной функции (далее заявители)

- юридические и физические лица, являющиеся источниками комплектования Архивного сектора Администрации города Элисты (далее – архивный сектор, муниципальный архив);

- иные лица, имеющие право на муниципальную функцию и в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

1.3.Требования к порядку информирования заявителя об исполнении муниципальной функции.

1.3.1. Информирование о порядке и ходе исполнения муниципальной функции осуществляется специалистами архивного сектора при непосредственном обращении в архив, обращении по телефону, по электронной почте, письменно.

1.3.2. Место нахождение Администрации города Элисты: ул. Ленина, д. 249, г.Элиста, Республика Калмыкия, 358000.

Адрес официального сайта Администрации города Элисты в сети Интернет, содержащий информацию о предоставлении муниципальной услуги: www.gorod-elista.ru.

График работы Администрации города Элисты: понедельник – пятница с 9.00 до 13.00, с 14.00 до 18.00.

Информация о графике (режиме) работы Администрации города Элисты:

- сообщается по телефонам: 8(84722)40146, 8(84722)40147;

- размещается на официальном сайте Администрации города Элисты www.gorod-elista.ru

1.3.3. Место нахождения архивного сектора Администрации города Элисты:

ул. Ленина, 249, г.Элиста; ул. Номто Очирова, д. 4, кабинет № 101.

График работы Архивного сектора Администрации города Элисты:

понедельник – пятница с 09.00 до 18.00

перерыв на обед с 13.00 до 14.00

последняя пятница месяца – санитарный день

выходные дни: суббота, воскресенье

приемные дни: понедельник, среда с 09.00 до 18.00

адрес электронной почты: Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript.

адрес официального сайта Администрации города Элисты www.gorod-elista.ru

Информация о графике (режиме) работы и местонахождении архивного сектора:

- сообщается по телефонам: 8(84722)34759, 38125;

- размещается на сайте Администрации города Элисты www.gorod-elista.ru.

1.3.4. Информация по вопросам предоставления муниципальной функции, в том числе о ходе предоставления муниципальной функции, может быть получена заявителями:

1) по телефонам, указанным в подпунктах 1.3.1. – 1.3.3. пункта 1.3. настоящего административного регламента;

2) в порядке личного обращения в соответствии с графиком работы архивного сектора;

3) в порядке письменного обращения в Администрацию города Элисты в соответствии с законодательством Российской Федерации;

4) с информационного стенда, расположенного в архивном секторе.

Информация по вопросам предоставления муниципальной функции размещается:

1) на информационном стенде, расположенном в архивном секторе, на сайте Администрации города Элисты, указанном в подпункте 1.3.3. пункта 1.3. настоящего административного регламента;

2) на едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) – https://gosuslugi.ru и на региональном портале государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Калмыкия – pgu.egov08.ru.

2. Стандарт исполнения муниципальной функции

2.1. Наименование муниципальной функции – «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов» (далее - муниципальная функция).

2.2. Наименование органа местного самоуправления, исполняющая муниципальную функцию - Администрация города Элисты.

2.2.1. Наименование структурного подразделения органа местного самоуправления, исполняющая муниципальную функцию - Архивный сектор Администрации города Элисты.

2.3. При исполнении муниципальной функции осуществляется взаимодействие с:

1) организациями - источниками комплектования Архивного сектора Администрации города Элисты, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в архив;

2) гражданами (собственниками или владельцами архивных документов);

3) муниципальными и негосударственными организациями, не являющимися источниками комплектования Архивного сектора, передающими документы постоянного хранения и по личному составу в архивный сектор при ликвидации;

4) уполномоченным органом исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела.

2.3.1. Процедура взаимодействия определяется настоящим административным регламентом, а также иными нормативными актами Российской Федерации.

2.4. Результатами исполнения муниципальной функции является:

2.4.1. Осуществление комплектования муниципального архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.

2.4.2. Обеспечение учета и сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в Администрации города Элисты.

2.4.3. Обеспечение использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в Администрации города Элисты(формы использования архивных документов установлены п.5.7. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук – далее Правила):

- информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании;

- исполнение запросов граждан и организаций;

- подготовка ответов на запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы);

- подготовка ответов на запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации (запросы социально-правового характера);

- использование документов в средствах массовой информации;

- подготовка информационных мероприятий: выставок, конференций и др.;

- выдача документов во временное пользование.

2.5. Срок исполнения муниципальной функции:

2.5.1. Прием документов на постоянное хранение от организаций-источников комплектования архивного сектора, а также от физических лиц-источников комплектования архива документами личного происхождения осуществляется в течение (одного) дня согласно графику передачи дел постоянного хранения в архивный сектор, утвержденному распоряжением Главы Администрации города Элисты.

2.5.2. Прием документов по личному составу от организаций, ликвидированных без правопреемника или объявленных банкротами, осуществляется в соответствии с действующим законодательством и в порядке, установленном п. 4.4.1. Правил.

2.5.3. Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, осуществляется систематически. Один раз в год проводится обеспыливание пылесосом стеллажей и средств хранения (коробок, папок, упаковок). Один раз в месяц предусматривается санитарный день в целях проведения санитарно-гигиенических работ.

2.5.4. Проверка наличия и состояния архивных документов по фондам архива проводится в плановом порядке, цикличная поверка наличия архивных документов муниципального архива 1 раз в 10 лет. В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене заведующего сектора проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или их отдельных частей (групп).

2.5.5. Выдача архивных документов из архивохранилищ производится на срок:

до одного месяца – пользователям в читальный зал и работникам архива;

до трех месяцев – фондообразователям;

до шести месяцев – судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

2.5.6. Ведение основных (обязательных) и вспомогательных учетных документов, обязательных архивных справочников (опись дел, документов, каталог) осуществляется систематически.

2.5.7. Максимальное время ожидания заявителя в очереди при подаче документов по исполнению муниципальной функции не должно превышать 15 минут.

2.5.8. Срок регистрации запроса заявителя об исполнении муниципальной функции:

поступившие заявления от получателей муниципальной функции о приеме документов на хранение в архив регистрируются в течение 15 минут;

время ожидания в очереди для представления документов и получения консультации не должно превышать 15 минут;

время приема документов от получателя муниципальной функции не должно превышать 15 минут;

при необходимости консультации по вопросам исполнения муниципальной функции проводятся в организации-получателе муниципальной функции;

консультации и справки предоставляются специалистами архивного сектора в течение всего срока исполнения муниципальной функции.

2.6. Исполнение муниципальной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

2.6.1. Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 25 декабря 1993 года, № 237);

2.6.2. Гражданским кодексом РФ («Российская газета» от 08.12.1994 года №238-239);

2.6.3. Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, № 1, ст. 1; 2002, № 7, ст. 630; 2006, № 52, ст. 5497);

2.6.4. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» («Собрание законодательства Российской Федерации», 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2008, № 20, ст. 2253);

2.6.5. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» («Российская газета» от 29 июля 2006 года № 165);

2.6.6. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» («Российская газета», N 165, 29.07.2006);

2.6.7. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» («Российская газета», N 168, 30.07.2010);

2.6.8. Закон Республики Калмыкия от 20.12.2005 № 247-III-З (ред. от 22.02.2007 № 341-III-З, от 27.09.2010 № 214-IV-З) «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Республики Калмыкия в области архивного дела» (газете «Хальмг унн», N 246-248, 23.12.2005);

2.6.9. Закон Республики Калмыкия от 29.06.2010 г. 195-IV-З «О некоторых вопросах в области архивного дела в Республике Калмыкия» (газете «Хальмг унн», N 113-114, 30.06.2010);

2.6.10. Приказ Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года № 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» («Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», N 17, 1997; зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 08.07.1997, регистрационный № 1344);

2.6.11. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован Минюстом России 6 марта 2007 г., регистрационный № 9059, "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 г. N 20"), с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 16 февраля 2009 г. N 68 (зарегистрирован Минюстом России 5 мая 2009 г., регистрационный № 13893, «Российская газета» от 20 мая 2009 г. N 89);

2.6.12. Приказ Минкультуры России от 10 сентября 2007 г. N 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Минюстом России 9 октября 2007 г., регистрационный № 10291, «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти» N 45, 05.11.2007);

2.6.13. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 21 мая 2009 г. № 271 «Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» («Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», N 40, 05.10.2009);

2.6.14. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» («Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», N 38, 20.09.2010);

2.6.15. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 3 июня 2013 года № 635 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации» (зарегистрирован Минюстом России 14 ноября 2013 № 30386, «Российская газете» от 22.11.2013 № 264);

2.6.16. Приказ Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (зарегистрирован Минюстом России 7 сентября 2015 г., регистрационный № 38830, «Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru»);

2.6.17. Устав города Элисты, утвержденным решением Элистинского городского Собрания от 16 июня 2004 года №1 (газета «Элистинская панорама» от 23.07.2005 года № 125, от 27.07.2005 года № 127, от 28.07.2005 года № 128, от 29.07.2005 года № 129, от 02.08.2005 года № 131, от 03.08.2005 года № 132, от 04.08.2005 года № 133);

2.6.18. Положение об Архивном секторе Администрации города Элисты, утвержденное распоряжением Мэрии города Элисты от 26.04.2011 № 215-р (с изменениями от 21.01.2013 г. № 26-р, от 11.12.2015 г. № 312-р);

2.6.19. Настоящий Административный регламент.

2.7.Перечень документов, необходимых для исполнения муниципальной функции:

2.7.1. Прием документов на постоянное хранение от организаций - источников комплектования и от граждан - источников комплектования муниципального архива документами личного происхождения осуществляется при наличии следующих документов:

- опись дел постоянного хранения, утвержденная уполномоченным органом исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела;

- историческая справка (при первом приеме документов);

- договор (для организаций негосударственных форм собственности и физических лиц) (Приложение № 1).

- заявление (от физических лиц) о приеме документов в архив (п. 4.4.1 Правил) (Приложение № 2).

2.7.2. Прием документов по личному составу от организаций, ликвидированных без правопреемника или объявленных банкротами, осуществляется при наличии следующих документов:

- документ, подтверждающий ликвидацию или банкротство организации;

- опись дел по личному составу, согласованная ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела;

- опись дел временного хранения, на документы срок хранения которых не истек;

- историческая справка.

2.8. Перечень оснований для приостановления в исполнении муниципальной функции:

2.8.1. Документы оформлены в нарушение требований, установленных п.п.2.7.1. и 2.7.2. настоящего административного регламента.

2.8.2. Наличие правопреемника или вышестоящего органа организации в случае её ликвидации.

2.9. Перечень оснований для отказа в исполнении муниципальной функции: Муниципальная функция исполняется постоянно в соответствии с ежегодным планом работы архивного сектора Администрации города Элисты.

2.10. Муниципальная функция исполняется бесплатно.

2.11. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная функция, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению информации о порядке предоставления муниципальной функции:

Помещения оборудуются в соответствии с санитарными и противопожарными нормами и правилами.

Помещения должны обеспечивать условия доступности для лиц с ограниченными возможностями.

Помещения оборудуются вывесками с нумерацией кабинетов, наименований архивного сектора и указанием фамилии, имени, отчества и должности заведующего сектором, а также режима работы и приема заявителей.

Места ожидания оборудуются в соответствии с санитарными и противопожарными нормами и правилами.

В местах для информирования заявителей, получения информации и заполнения необходимых документов размещаются информационные стенды, столы и стулья.

2.12. Визуальная, текстовая и мультимедийная информация о порядке исполнения муниципальной функции размещается на информационном стенде в помещении архивного сектора, а также на официальном сайте Администрации города Элисты в сети Интернет.

На информационном стенде содержится следующая обязательная информация:

- адреса, контактные номера телефонов Администрации города Элисты, архивного сектора;

- адреса официального сайта Администрации города Элисты, Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций), регионального портала государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Калмыкия в сети Интернет;

- текст настоящего административного регламента.

2.13. Показатели доступности качества предоставления муниципальной функции:

- заявительный порядок обращения за предоставлением муниципальной функции;

- доступность обращения за предоставлением муниципальной функции;

- соблюдение сроков предоставления муниципальной функции в соответствии с настоящим административным регламентом;

- получение полной, актуальной и достоверной информации о порядке исполнения муниципальной функции;

- размещение информации о порядке исполнения муниципальной услуги на официальном сайте Администрации города Элисты в сети «Интернет» (www.gorod-elista.ru), на региональном портале государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Калмыкия -pgu.cgov08.ru».

2.14. Специалисты архивного сектора, АУ «МФЦ», участвующие в предоставлении муниципальной услуги, обеспечивают обработку и хранение персональных данных заявителей в соответствии с законодательством Российской Федерации о персональных данных.

2.15. Муниципальная функция в электронной форме не исполняется.

2.16. В процессе предоставления муниципальной функции заявитель вправе обращаться в Администрацию города Элисты, в архивный сектор, посредством почтового отправления, либо с использованием информационно-телекоммуникационных технологий, включая использование единого портала государственных и муниципальных услуг, Портала государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Калмыкия в случаях и порядке, установленных действующим законодательством.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме)

3.1. Перечень административных процедур:

3.1.1. Исполнение муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:

1) прием архивных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов от организаций - источников комплектования, ликвидированных организаций и граждан в муниципальный архив;

2) хранение, обеспечение сохранности архивных документов муниципального архива;

3) осуществление учета архивных документов муниципального архива;

4) инициативное информирование пользователей, подготовка выставок и публикаций архивных документов.

3.1.2. Последовательность административных действий (процедур) по исполнению муниципальной функции отражена в блок – схеме, представленной в Приложениях №№ 3.1. – 3.4. к настоящему Административному регламенту.

3.2. Основанием для начала административной процедуры "Прием архивных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов от организаций - источников комплектования, ликвидированных организаций и граждан в муниципальный архив " является наступление срока приема-передачи архивных документов организаций - источников комплектования в муниципальный архив согласно утвержденному графику.

3.2.1. От источников комплектования документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются архивным сектором по истечении сроков временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации. В исключительных случаях сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации могут быть продлены по просьбе организаций-источников комплектования при необходимости практического использования архивных документов или отсутствия у муниципального архива возможности для приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

Архивные документы принимаются в муниципальный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих указанные документы.

3.2.3. При приеме архивных документов специалистом архива проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического состояния, проверка страховых копий на особо ценные документы и уникальные документы, проверка комплектности учетных документов.

Документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются в муниципальный архив по утвержденным ЭПК описям дел, документов; документы по личному составу - по согласованным ЭПК описям дел, документов; архивные документы с не истекшими сроками временного хранения - по сдаточным описям.

3.2.4. Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Организация-источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинники архивных документов могут быть заменены их копиями.

3.2.5. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций осуществляется в соответствии с действующим законодательством и в порядке, установленном п.п.2.7.1 настоящего Административного регламента.

При ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в муниципальный архив в соответствии с законодательством Российской Федерации и в порядке, установленном п.п.2.7.2. настоящего Административного регламента, на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует их упорядочение в установленном порядке.

Архивные документы с не истекшими сроками временного хранения, принятые архивом от ликвидированной организации, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения. Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой "ЭПК", выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранение.

3.2.7. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой передается организации - источнику комплектования, ликвидационной комиссии (ликвидатору).

3.2.8. Документы от граждан поступают в архивный сектор и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации по договору дарения, по завещанию, по решению суда.

Прием указанных документов в архив осуществляется на основании решения ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела по результатам рассмотрения сдаточной описи и заключения эксперта и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения.

При отрицательном решении вопроса о приеме архивом указанных архивных документов, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве, составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.

3.2.9. Не принимаются на хранение в архивный сектор:

- архивные документы, не упорядоченные в соответствии с установленными требованиями и не прошедшие научно-техническую обработку;

- архивные документы до наступления установленных сроков приема-передачи на архивное хранение;

- архивные документы, образовавшиеся в процессе деятельности юридических лиц, не включенных в список источников комплектования архивного сектора, за исключением случая приема документов по личному составу от ликвидируемых муниципальных организаций и иных организаций в порядке, установленном настоящим Административным регламентом.

3.2.10. Результатом исполнения административной процедуры является прием архивных документов в муниципальный архив.

3.3. Основанием для начала административной процедуры "Хранение, обеспечение сохранности архивных документов муниципального архива" является прием архивных документов в муниципальный архив.

Хранение архивных документов осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации в области архивного дела и в порядке, обеспечивающем их комплексный учет, хранение и оперативный поиск.

3.3.1. Архивные документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, соблюдением порядка доступа в архивохранилища. Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Доступ в хранилище имеют только сотрудники архивного сектора. В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Каждое хранилище оборудовано огнетушителем.

3.3.2. Постоянное хранение документов осуществляется в темноте. Все виды работ проводятся при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Для защиты документов применяется хранение в папках, коробках, в оберточной бумаге, которая подлежит замене при износе.

3.3.3. В архивохранилищах должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов, что для бумажных документов составляет: температура воздуха – 17-19 град.С, относительная влажность воздуха – 50-55%. Резкие колебания температуры и влажности в хранилище не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться