Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей

Утверждено постановлением

Мэрии города Элисты

от 26.06.2012 № 1255

(с изм. от 05.03.2013 № 445,

от 02.08.2013 № 2898)

Административный регламент

предоставления Администрацией города Элисты

муниципальной услуги «Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей»

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей» (далее - Регламент), разработан в целях повышения качества информационного обеспечения документной информацией физических (далее – граждан) и юридических лиц и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур), а также порядок взаимодействия органами местного самоуправления с иными организациями (далее – организации) при предоставлении муниципальной услуги.

1.2. Получателями муниципальной услуги (далее - заявитель) являются:

- физические и юридические лица;

- органы государственной власти;

- органы местного самоуправления.

От имени заявителей могут выступать их представители, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

1.3. Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги.

Муниципальная услуга по выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей, предоставляется Администрацией города Элисты.

Место нахождения: Республика Калмыкия, г.Элиста, ул. Ленина, д. 249___

Электронный адрес Администрации города Элисты: Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript.________

Справочные телефоны: Общий отдел Администрации города Элисты - 8(84722) 4-03-00.

Справочные телефоны: Архивный отдел Администрации города Элисты - 8(84722) 3-47-59.

Факс Администрации города Элисты: 8 (84722) 4-04-02.

График работы Общего отдела:

Понедельник – пятница с 09.00 до 18.00 часов;

Перерыв на обед с 13.00 до 14.00 часов;

Выходные дни: суббота, воскресенье.

График работы Архивного отдела:

Понедельник – пятница с 09.00 до 18.00 часов;

Перерыв на обед с 13.00 до 14.00 часов;

Последняя пятница месяца – санитарный день.

Выходные дни: суббота, воскресенье.

Приемные дни: понедельник, среда с 09.00 до 18.00.

Информирование заявителей о правилах предоставления муниципальной услуги производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- при личном обращении.

- посредством обращения на Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) – https://gosuslugi.ru и на региональный портал государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Калмыкия – pgu.egov08.ru.

При консультировании заявителей по телефону и на личном приеме должностные лица Отделов дают исчерпывающую информацию по вопросам организации рассмотрения запросов, связанных с выдачей копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей.

При информировании по письменным обращениям заявителей, в том числе направленным по электронной почте, по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги – «Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей».

2.2. Наименование структурных подразделений Администрации города Элисты, предоставляющих муниципальную услугу – Общий отдел Администрации города Элисты на стадии ведомственного хранения архивных документов и Архивный отдел Администрации города Элисты (далее - Отдел), по имеющимся архивным документам, архивным фондам.

2.3. Результаты предоставления муниципальной услуги:

- выдача копий правовых актов Администрации города Элисты, архивных копий, выписок документов;

- информационное письмо (уведомление) об отказе.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги.

Запросы физических и юридических лиц, поступившие в Отдел, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. Срок может быть продлен в исключительных случаях.

Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в Отделе (непрофильные запросы) в течение 7 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в органы и соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы, для исполнения и ответа заявителю, о чем сообщается заявителю.

При рассмотрении Отделом запросов органов государственной власти, органов местного самоуправления, связанных с исполнением ими своих полномочий и функций, Отдел дает ответы на эти запросы, и предоставляет запрашиваемую информацию в течение 30 дней со дня их регистрации. В случае если запрашиваемая органом местного самоуправления информация не может быть предоставлена в этот срок или срок, указанный в запросе, из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, Отдел уведомляет о продлении на определенный срок рассмотрения запроса.

При поступлении в Отдел запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления уточненных или дополнительных сведений, Отдел в 10-дневный срок запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, оформленной в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

2.5. Предоставление муниципальной услуги по выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей, на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993);

- Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 (ред. от 01.12.2007) «О государственной тайне»;

- Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 13.05.2008) «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

- Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

- Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

- Указ Президента Российской Федерации от 31.12.1993 № 2334 (ред. от 01.09.2000) «О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию»;

- Постановление Правительства РФ от 24.07.2002г. № 555 «Об утверждении правил подсчета и подтверждении страхового стажа для установления трудовых пенсий»;

- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059);

- Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);

- Степное Уложение (Конституция) Республики Калмыкия от 05.04.1994;

- Закон Республики Калмыкия от 20.12.2005 № 247-III-З (ред. от 22.02.2007 № 341-III-З, от 27.09.2010 № 214-IV-З) «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Республики Калмыкия в области архивного дела»;

- Закон Республики Калмыкия от 29.06.2010 № 195-IV-З «О некоторых вопросах в области архивного дела в Республике Калмыкия»;

- Устав города Элисты, утвержденный решением Элистинского городского Собрания от 16.06.2004 № 1 (с изменениями и дополнениями от 02.06.2005 № 1, 05.07.2007 № 1, 27.12.2007 № 1, 18.09.2009 № 2, 06.04.2010 № 5);

- Положение об Архивном отделе Администрации города Элисты, утвержденное распоряжением Мэрии города Элисты от 26.04.2011 № 215-р;

- Положение об Общем отделе Администрации города Элисты, утвержденное распоряжением Мэрии города Элисты от 26.04.2011г. № 215-р;

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

- письменный запрос (заявление) заявителя (Приложение №2), а также запрос, поступивший по электронной почте;

- документ, удостоверяющий личность, либо доверенность, оформленная в установленном порядке.

В запросе (заявлении) заявителя должны быть указаны:

- наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество;

- почтовый и/или электронный адрес пользователя;

- интересующие заявителя сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;

- форма получения пользователем информации (копии постановлений, копии распоряжений, архивная выписка, информационное письмо);

- личная подпись гражданина или подпись должностного лица;

- дата отправления;

- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

2.7. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

- не предоставлены документы, указанные в пункте 2.6. настоящего регламента.

2.8. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

- если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Пользователю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;

- если в нем содержатся нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом.

- если в запросе отсутствуют необходимые сведения для проведения поисковой работы;

- если запрос не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если в нем содержится вопрос, на который пользователю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства. Начальник отдела или уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется пользователь, направивший обращение;

- в случае, если для предоставления государственной или муниципальной услуги необходимо представление документов и информации об ином лице, не являющемся заявителем, при обращении за получением государственной или муниципальной услуги заявитель дополнительно представляет документы, подтверждающие наличие согласия указанных лиц или их законных представителей на обработку персональных данных указанных лиц, а также полномочие заявителя действовать от имени указанных лиц или их законных представителей при передаче персональных данных указанных лиц в орган или организацию.

2.9. Отдел предоставляет муниципальную услугу бесплатно.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставлении муниципальной услуги составляет 15 минут.

2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги.

Поступившие в Отдел письменные запросы заявителей регистрируются в день поступления.

2.12. Требования к помещению, в которых предоставляются муниципальные услуги, к залу ожидания, местам для заполнения запроса о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Помещение, в котором осуществляется прием, должно обеспечивать:

- комфортное расположение заявителя и должностного лица;

- возможность оформления заявителем письменного обращения;

- наличие письменных принадлежностей и бумаги;

- наличие информационных стендов, содержащие актуальную и исчерпывающую информацию, необходимую для получения муниципальной услуги с образцами заполнения форм бланков и указанием контактных телефонов Отдела;

- соблюдение мер безопасности, обеспечение противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

2.13. Показатели доступности и качества муниципальных услуг.

Показателями доступности муниципальной услуги являются:

1) обеспечение беспрепятственного доступа лиц с ограниченными возможностями передвижения к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга;

2) размещение информации о порядке предоставления муниципальной услуги на официальном сайте Администрации города Элисты;

3) размещение информации о порядке предоставления муниципальной услуги на едином портале государственных и муниципальных услуг.

Показателями качества муниципальной услуги являются:

1) соблюдение срока предоставления муниципальной услуги;

2) соблюдение сроков ожидания в очереди при предоставлении муниципальной услуги;

3) отсутствие поданных в установленном порядке жалоб на решения и действия (бездействия), принятые и осуществленные должностными лицами при предоставлении муниципальной услуги.

4) динамика роста качественно оказанных муниципальных услуг по доступу заявителей к открытым архивным документам;

5) динамика роста запросов, исполненных с положительным результатом.

2.14. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальных услуг в электронной форме.

При поступлении в Отдел запроса заявителя по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

При поступлении по электронной почте запроса, не требующего последующих действий Отдела по направлению его на исполнение в органы и организации по принадлежности, ответ заявителю направляется по почте или электронному адресу, указанному в запросе.

При поступлении в Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) и региональный портал государственных и муниципальных услуг Республики Калмыкия заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, в электронной форме заявителю предоставляется возможность получения муниципальной услуги в электронном виде.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.

Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры Отдела:

1) прием и регистрация запроса;

2) анализ тематики обращения и направление по результатам рассмотрения социально-правовых и тематических запросов на исполнение специалистам Отдела либо в организацию по принадлежности;

3) подготовка ответа заявителю и выдача (отправка) копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей, информационного письма.

Последовательность административных процедур предоставления муниципальной услуги представлена в блок-схеме в приложении № 1 к Регламенту.

3.1.1. Прием и регистрация запроса

Поступившие в Отдел письменные запросы регистрируются в день поступления.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

При поступлении в Отдел запроса по электронной почте он распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке. При поступлении по электронной почте запроса, не требующего последующих действий Отдела по направлению его на исполнение в органы и организации по принадлежности, ответ заявителю направляется уполномоченным сотрудником отдела по почте или электронному адресу, указанному в запросе.

3.1.2. Анализ тематики обращения и направление по результатам рассмотрения социально-правовых и тематических запросов на исполнение специалистам Отдела либо в организацию по принадлежности.

Отдел по итогам анализа тематики поступившего запроса органа государственной власти и органа местного самоуправления о предоставлении архивной информации, необходимой для осуществления им своих полномочий и функций, направляет соответствующий запрос по принадлежности в муниципальные органы и иные организации при наличии у них архивных документов, необходимых для исполнения запроса.

Отдел письменно уведомляет заявителя запроса - органа государственной власти и местного самоуправления о направлении запроса на исполнение по принадлежности.

В случае, если запрашиваемая органом государственной власти и местного самоуправления информация не может быть предоставлена в срок из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, Отдел уведомляет заявителя о необходимости продления на определенный срок рассмотрения запроса не позднее, чем за 3 дня до истечения срока.

Органы и организации, исполняющие полученные от Отдела запросы данной категории, по итогам выявления запрашиваемой информации готовят архивные документы, ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые высылаются непосредственно в адрес пользователя.

Органы и организации по итогам выявления запрашиваемой информации по социально-правовым и тематическим запросам готовят информационные материалы (информационные письма, копии, выписки из документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые направляются непосредственно в адрес пользователя.

В случае необходимости Отдел может запрашивать у организаций-исполнителей копии ответов о результатах рассмотрения запросов пользователей.

3.1.3. Подготовка ответа заявителю и выдача (отправка) копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей, информационного письма.

Результатом предоставления муниципальной услуги является выдача заявителю одного из следующих документов:

1) выдача копий правовых актов Администрации города Элисты, архивных копий, выписок документов;

2) информационное письмо (уведомление) об отказе.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Формы контроля за исполнением административного регламента по рассмотрению запросов заявителей в Отделе определены Уставом города Элисты.

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется должностными лицами Отдела, ответственными за организацию работы по ее предоставлению.

Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по представлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Отдела.

Контроль над полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги осуществляется путем проведения:

- плановых проверок. Плановые проверки проводятся в соответствии с планом работы Администрации города Элисты, но не чаще одного раза в два года.

- внеплановых проверок. Внеплановые проверки проводятся в случае поступления обращений физических или юридических лиц с жалобами на нарушения их прав и законных интересов.

По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Для проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются должностные лица Администрации города Элисты.

Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих

5.1. Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) муниципальных служащих Администрации города Элисты в ходе предоставления муниципальной услуги, в досудебном порядке на основании настоящего Административного регламента.

5.2. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования является решение или действие (бездействие) должностного лица Администрации города Элисты по заявлению заявителя, принятое или осуществленное в ходе предоставления муниципальной услуги.

5.3. Жалоба (претензия) заявителя на решение или действие (бездействие) должностного лица Администрации города Элисты, принятое или осуществленное в ходе предоставления муниципальной услуги, не рассматривается по существу в случаях обжалования отказов от предоставления муниципальной услуги по основаниям, предусмотренным п. 2.8 Административного регламента (при этом заявителю направляется соответствующее уведомление).

5.4. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования решения или действия (бездействия) должностного лица Администрации города Элисты является поступление в Мэрию города Элисты жалобы (претензии) гражданина, изложенной в письменной форме, о его несогласии с результатом предоставления муниципальной услуги.

5.5. В письменном обращении указываются:

1) наименование органа, в которое направляется письменное обращение, либо соответствующее должностное лицо;

2) фамилия, имя, отчество заявителя либо полное наименование для юридического лица.

3) почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, контактный телефон;

4) суть обращения;

5) личная подпись (подпись уполномоченного представителя) и дата. Письменное обращение составляется в произвольной (свободной) форме и должно быть написано на русском языке разборчивым почерком, позволяющим рассмотреть поступившее обращение.

5.6. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в ответе по существу на обращение (жалобу):

- в обращении (жалобе) отсутствуют данные о заявителе, направившем обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- наличие в обращении (жалобе) нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- текст обращения (жалобы) не поддается прочтению;

- в случае если в обращении (жалобе) содержатся претензии, на которые ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями (жалобами), и при этом в обращении (жалобе) не приводятся новые доводы или обстоятельства.

5.7. Письменное обращение подлежит рассмотрению в течение 30 дней со дня регистрации обращения.

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в органы государственной власти, органы местного самоуправления для получения необходимых для рассмотрения обращения документов, срок рассмотрения обращения может быть продлен на срок не более чем 30 дней, о чем заявитель уведомляется в письменной форме.

При устном обращении ответ заявителю дается непосредственно в ходе личного приема.

5.8. Если в результате рассмотрения обращения доводы заявителя признаны обоснованными, то принимается решение о привлечении к ответственности специалиста, допустившего нарушение в ходе предоставления муниципальной услуги требований действующего законодательства, настоящего административного регламента и повлекшее за собой обращение.

Если в ходе рассмотрения обращение признано необоснованным, заявителю направляется сообщение о результате рассмотрения обращения с указанием причин, почему оно признано необоснованным.

5.9. Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы по существу всех поставленных в обращении вопросов.

Приложение №1 к Административному регламенту предоставления Администрацией города Элисты муниципальной услуги «Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей»